חשבונית מס, חשבונית עסקה וקבלה - מה ההבדל ומתי מנפיקים כל אחד
טעות נפוצה של עצמאים חדשים היא לחשוב שיש מסמך אחד “נכון” לכל עסקה. בפועל, סוג המסמך תלוי גם בסוג העוסק וגם בשאלה אם כבר התקבל תשלום.
חשבונית עסקה
מתעדת עסקה (מכירה או מתן שירות) לפני או בלי קשר לתשלום בפועל. עוסק פטור מנפיק חשבונית עסקה במקום חשבונית מס, מכיוון שאינו רשאי לגבות מע״מ.
חשבונית מס
מסמך שרק עוסק מורשה (או חברה) רשאי להנפיק. מתעדת עסקה שכוללת מע״מ, ומהווה את הבסיס לניכוי מע״מ תשומות אצל הלקוח שמקבל אותה, ולכן חלה עליה גם דרישת מספר הקצאה מעל סף מסוים.
קבלה
מתעדת תשלום שהתקבל בפועל, בין אם עבור עסקה שכבר תועדה בחשבונית עסקה/מס, ובין אם כתשלום מקדמה. קבלה לבדה אינה מספיקה כתיעוד עסקה אצל עוסק מורשה; היא תמיד מלווה חשבונית מס.
חשבונית מס קבלה
מסמך משולב, שמתעד גם את העסקה וגם את קבלת התשלום באותו רגע, שימושי כשהתשלום מתקבל מיידית מול השירות (למשל תשלום בכרטיס אשראי בסוף פגישה). מונפק על ידי עוסק מורשה בלבד.
טבלת החלטה מהירה
| מצב | עוסק פטור | עוסק מורשה |
|---|---|---|
| מכירה, התשלום יגיע בהמשך | חשבונית עסקה | חשבונית מס |
| התשלום מתקבל באותו רגע | חשבונית עסקה + קבלה, או קבלה בלבד אם כבר יצאה חשבונית עסקה | חשבונית מס קבלה |
| תשלום מקדמה על חשבון עסקה עתידית | קבלה | קבלה |
למה זה חשוב לדייק
מסמך מהסוג הלא נכון עלול להיפסל על ידי רשות המסים, לגרום ללקוח (במיוחד עוסק מורשה שרוכש מכם) לא להצליח לנכות מע״מ, ולסבך את ההתאמה מול הדוח השנתי. מספור המסמכים חייב להיות רציף בתוך כל סוג מסמך בנפרד. לא ניתן “לדלג” מספר גם אם התברר שהונפק סוג מסמך שגוי.
איך Slate בוחרת את סוג המסמך הנכון
Slate מציגה רק את סוגי המסמכים הרלוונטיים לסוג העוסק שהוגדר בהגדרות העסק, כך שלא ניתן להנפיק בטעות חשבונית מס כעוסק פטור. המרה בין חשבונית עסקה לחשבונית מס קבלה, כשמתקבל תשלום בהמשך, נעשית ממסמך קיים ולא דורשת הקלדה חוזרת.