איך מוציאים את כל ההוצאות מ-Gmail עם Claude או Codex

רוב החשבוניות של עסק קטן מגיעות למייל: פרטנר, חברת הביטוח, הדומיין, ה-SaaS שמחויב בדולרים, הקבלה מהמוסך. בסוף רבעון מישהו צריך לאסוף אותן. Claude ו-Codex מתחברים ל-Gmail, מחפשים את כל ההוצאות בטווח תאריכים ומחזירים טבלה עם ספק, תאריך וסכום. ריצה כזאת על חודשיים של מייל מחזירה כמה עשרות מסמכים בכמה דקות.

חיבור Gmail

ב-Claude, בהגדרות תחת Connectors, מחברים את Gmail עם חשבון הגוגל שאליו מגיעות החשבוניות. החיבור פועל גם ב-claude.ai וגם באפליקציית הדסקטופ. ב-Codex מתקינים את תוסף Gmail ומאשרים את החשבון.

כדי שהסוכן יוכל גם להוריד קבצים מצורפים, הוא צריך גישה לדפדפן. ב-Claude זה התוסף לכרום. בלי גישה כזאת הפרומפט עדיין עובד, רק שהשורות שהסכום שלהן נמצא בקובץ יחזרו ריקות.

אם החשבוניות מתפצלות בין מייל פרטי למייל של העסק, צריך להריץ על כל אחד מהם בנפרד.

הפרומפט

מחליפים את התאריך ומדביקים:

תתחבר ל-Gmail שלי ותכין מסמך של כל ההוצאות של העסק מ-1.7.2026 עד היום.
קריאה בלבד: אל תשלח, אל תמחק ואל תסמן שום מייל.

חפש חשבוניות, קבלות, חשבונות, אישורי תשלום וחיובים, בעברית ובאנגלית
(חשבונית, קבלה, invoice, receipt, payment, חיוב). כלול גם מיילים ששלחתי לעצמי עם צילום קבלה.

לכל הוצאה: ספק, תאריך, מספר מסמך, סכום, מטבע, מע"מ אם מופיע, ומאיזה מייל זה הגיע.
אל תכלול חשבוניות שאני הוצאתי ללקוחות, אלה הכנסות.
זיכוי או החזר נכנס כשורה נפרדת בסכום שלילי.

אם הסכום מופיע רק בקובץ המצורף, פתח את המייל בכרום שמחובר לחשבון הזה, הורד את הקובץ,
פתח zip אם צריך, וקרא את הסכום מה-PDF או מהתמונה.
אם יש שני מסמכים על אותו תשלום (חשבונית וקבלה), השאר שורה אחת.

בסוף: סכום לכל מטבע בנפרד, ורשימה של מה שלא הצלחת להשלים.

השורה על חשבוניות ללקוחות חשובה. בלי לציין אותה, חשבונית שהעסק הוציא ושלח במייל נראית בדיוק כמו חשבונית שהגיעה מספק.

למה צריך את הכרום

חיבור Gmail מחזיר את גוף המייל ואת שם הקובץ המצורף, לא את מה שכתוב בו. ספק שכותב את הסכום בגוף המייל ייכנס לטבלה מלא. ספק ששולח "מצורפת חשבונית לחודש יולי" עם PDF ייכנס בלי סכום, עד שמישהו יוריד את הקובץ.

בריצה שלנו על יולי ואוגוסט, 18 מתוך 36 מסמכים היו כאלה. חברות תקשורת, ביטוח, ועד בית וכל מה ששלחנו לעצמנו מהטלפון היו כולם בקבצים. ההורדה דרך הכרום איטית יותר מהחיפוש, ושווה לוודא שהסוכן פותח את הפרופיל שמחובר לחשבון הנכון, כי מי שיש לו כמה פרופילים עלול לגלות שההורדות נעשו מתיבה אחרת.

מי שמעדיף להוריד בעצמו יכול לעשות את זה בחיפוש אחד ב-Gmail, ולהעלות את הקבצים לשיחה:

has:attachment after:2026/07/01 (חשבונית OR קבלה OR invoice OR receipt)

לפני שזה מגיע לרואה החשבון

שלושה דברים חוזרים בכל ריצה. חשבונית וקבלה על אותו תשלום עלולות להישאר כשתי שורות גם כשהפרומפט מבקש לאחד, ואז ההוצאה נספרת פעמיים. חיובים במטבע חוץ נשארים במטבע המקורי, והמרה לשקלים נעשית לפי השער ביום התשלום. וחשבוניות שנשארות בפורטל של הספק, כמו חלק מהעיתונים ומנויי התוכנה, לא יגיעו בשום חיפוש ויש להוריד אותן משם.

הטבלה גם לא יודעת מה עסקי ומה פרטי. דלק, טלפון ומחשב מוכרים באחוזים שונים, והפירוט נמצא במדריך ההוצאות המוכרות.

מהקבצים לסלייט

את הקבצים שירדו אפשר להעלות לסלייט בבת אחת, דרך העלאת הוצאות מרובה. כל קובץ נקרא, הספק, התאריך, הסכום והמע״מ נכנסים לשורה, ואת השורות מאשרים לפני שהן נשמרות. מכאן ההוצאות כבר בדוחות, עם אחוז ההכרה לפי הקטגוריה.

המידע כאן כללי ואינו מהווה ייעוץ מס. במקרה ספציפי כדאי להתייעץ עם רואה חשבון או יועץ מס.

שיתוף