חשבונית מס
חתום דיגיטלית, עם QR לאימות
נפתחת עם המכירה, לא עם התשלום. המע״מ שבה מדווח בתקופה שבה הונפקה, גם אם הכסף יגיע חודש אחר כך. מ־5,000 ₪ לפני מע״מ היא חייבת מספר הקצאה מרשות המסים, והוא מודפס מתחת לפרטי העסק.
מסמכים לדוגמא במערכת סלייט
חשבונית מס, חשבונית מס קבלה, קבלה, חשבונית מס זיכוי, חשבונית עסקה, הצעת מחיר, הזמנה, דרישת תשלום ותעודת משלוח. כל אחד כקובץ PDF אמיתי שאפשר לפתוח ולבדוק. הקבצים הופקו באותה מערכת שמפיקה את המסמכים ללקוחות, עם נתוני עסק בדויים וסימן מים "דוגמה" במקום המילה "מקור" שמופיעה על מסמך שהונפק באמת.
חשבונית מס קבלה
חתום דיגיטלית, עם QR לאימות
שני המסמכים באחד, כשהתשלום מתקבל במעמד העסקה. בדוגמה רואים את שורות המוצר ואת פירוט התקבולים על אותו דף. גם היא חייבת מספר הקצאה מעל אותו סף.
קבלה
חתום דיגיטלית, עם QR לאימות
מתעדת כסף שנכנס, לא עסקה. אין בה שורות מוצר ואין בה פירוט מע״מ, יש בה פירוט תקבולים: כמה שולם, מתי, ובאיזה אמצעי. מי שהוציא חשבונית מס בנפרד מוציא קבלה כשהתשלום מגיע.
חשבונית מס זיכוי
חתום דיגיטלית, עם QR לאימות
מבטלת חשבונית מס שכבר הונפקה, במלואה או בחלקה. חשבונית שהונפקה אינה נערכת ואינה נמחקת, ולכן הזיכוי מפנה למספר המסמך המקורי ומחזיר את המע״מ שדווח עליו.
חשבונית עסקה
דרישת תשלום שאינה מסמך מע״מ. היא לא נכנסת לדוח התקופתי ולא מזכה את הלקוח בניכוי תשומות. משמשת כשרוצים לשלוח את הסכום לפני שהעסקה נסגרה בחשבונית מס.
הצעת מחיר
מה יעלה ומה כלול, לפני שהעבודה מתחילה. אין לה השפעה חשבונאית. כשהלקוח מאשר אפשר להמיר אותה לחשבונית בלי להקליד את השורות מחדש.
הזמנה
אישור בכתב למה שסוכם: הפריטים, הכמויות והמחיר. שימושית כשיש פער בזמן בין ההזמנה לאספקה, וכשצריך מסמך שמראה על מה הוסכם.
דרישת תשלום
בקשה לתשלום שנשלחת ללקוח עם פרטי החשבון לתשלום. אין לה מעמד של חשבונית והיא אינה מדווחת. שימושית למקדמות ולתשלומים חוזרים.
תעודת משלוח
מלווה סחורה שיוצאת ללקוח. הדוגמה מראה את מה שמייחד אותה: פריטים וכמויות בלי מחירים ובלי סכום לתשלום. החיוב נעשה בחשבונית נפרדת.
מה מודפס על מסמך חתום
ארבעת המסמכים הראשונים בעמוד נחתמים דיגיטלית ברגע ההנפקה, ומכאן ואילך התוכן שלהם נעול. בתחתית כל אחד מהם יש כרטיס חתימה וקוד QR שמוביל לדף אימות, כדי שהצד שקיבל את המסמך יוכל לבדוק בעצמו שהוא זהה למה שהונפק. בדוגמאות ה-QR מוביל לעמוד הזה ולא למסמך אמיתי.
מספר ההקצאה בדוגמאות
על חשבונית המס ועל חשבונית המס קבלה מודפס מספר הקצאה בן תשע ספרות. במערכת הוא מתקבל מרשות המסים לפני ההנפקה, לחשבונית מ־5,000 ₪ לפני מע״מ ומעלה. המספרים שבדוגמאות הומצאו לצורך התצוגה.
המספור בדוגמאות
לכל סוג מסמך רצף משלו, ולכן חשבונית המס והקבלה בעמוד נושאות מספרים שונים. הכללים המלאים, כולל מה קורה בקפיצה או בכפילות, נמצאים במדריך מספור המסמכים.
עסק פטור רואה תמונה אחרת
עוסק פטור אינו רשאי להנפיק חשבונית מס, חשבונית מס קבלה או חשבונית זיכוי, ולכן שלושת הסוגים האלה לא מוצעים לו בכלל. המסמכים שכן פתוחים לו נדפסים בלי שורת המע״מ ובלי עמודת המע״מ בטבלה.