תעודת משלוח - מי חייב בה ומה חייב להיות עליה
תעודת משלוח היא המסמך היחיד שנוסע עם הסחורה. היא לא מבקשת כסף, אין בה מחירים, והיא לא נכנסת לדוח המע״מ. מה שהיא עושה הוא להוכיח מה יצא, מתי, ולמי, וזה בדיוק מה שנשאלים עליו כשמשהו לא מגיע.
מתי החוק דורש אותה
הוראות ניהול ספרים מחייבות שהעברת טובין תלווה במסמך. כשהחשבונית יוצאת יחד עם הסחורה, היא ממלאת את התפקיד ואין צורך בתעודה נפרדת. כשהחיוב נעשה במועד אחר, וזה המצב הרגיל אצל מי שמחייב בסוף חודש או לפי הזמנה מרוכזת, תעודת המשלוח היא המסמך המלווה.
זה חל על מכר טובין. מי שמוכר שירות בלבד לא מוציא תעודות משלוח.
- שם העסק ומספר העוסק
- שם הלקוח וכתובת האספקה
- מספר סידורי מתוך רצף נפרד
- תאריך המסירה
- תיאור הטובין והכמות שנמסרה בפועל
- מקום לחתימת המקבל
למה אין בה סכומים
הסיבה מעשית ולא משפטית. התעודה עוברת בין ידיים: נהג, מחסנאי, פקיד קבלה אצל הלקוח. במקרים רבים אלה אנשים שלא אמורים לראות את המחירים, ולעיתים הסחורה מגיעה למי שאינו הצד המשלם בכלל.
לכן המסמך מודפס עם פריטים וכמויות בלבד, בלי מחיר ובלי סכום לתשלום. בסלייט זה נאכף בתבנית עצמה: לתעודת משלוח אין עמודות מחיר ואין שורת סיכום, ולכן אי אפשר להדפיס עליה סכום בטעות.
הקשר לחשבונית שיוצאת אחריה
התעודה מתעדת את המסירה, והחשבונית מחייבת עליה. בין השתיים צריך להישאר קשר: מספר התעודה מופיע בחשבונית, או שהחשבונית מרכזת כמה תעודות משלוח מאותו חודש. זה מה שמאפשר לבדוק, חצי שנה אחר כך, שכל מה שיצא באמת חויב.
- תעודה וחשבונית באותו מספר פריטים
- פשוט למעקב
- מתאים למשלוחים גדולים ומעטים
- חשבונית אחת לכמה תעודות בחודש
- פחות מסמכים אצל הלקוח
- מחייב לרשום בחשבונית את מספרי התעודות
העותק החתום הוא ההוכחה
התעודה יוצאת בשלושה עותקים בפועל: אחד נשאר אצל הלקוח, אחד חוזר חתום אליכם, ואחד נשמר בתיק. העותק החתום הוא מה שמכריע במחלוקת על כמות שהגיעה או על משלוח שלכאורה לא התקבל.
חובת השמירה זהה לזו של יתר המסמכים הפיסקליים, שבע שנים. הפירוט במדריך שמירת המסמכים.
מה שביקורת מחפשת
בעסקי סחורה זו אחת הנקודות הראשונות שנבדקות. שלוש שאלות חוזרות: האם הרצף שלם ואין מספרים חסרים, האם לכל תעודה יש חשבונית שמחייבת עליה, והאם הכמויות תואמות. רצף שבור הוא הסימן הבולט ביותר, והכללים שלו מפורטים במדריך מספור המסמכים.
איך זה עובד בסלייט
התעודה נוצרת מהזמנה או מחדש, עם רצף מספרים משלה. אחרי המסירה אפשר להמיר אותה לחשבונית, וכמה תעודות יכולות להתאחד לחשבונית אחת. אפשר לראות תעודת משלוח לדוגמה ולראות איך היא נראית בלי המחירים.
שאלות שחוזרות
מי חייב להוציא תעודת משלוח?
עוסק שמוביל או מוסר טובין ללקוח, כשהחשבונית אינה יוצאת יחד עם הסחורה. הוראות ניהול ספרים מחייבות שהטובין ילוו במסמך, ותעודת משלוח היא המסמך הזה.
למה אין מחירים בתעודת משלוח?
כי היא מתעדת מסירה ולא חיוב. היא נמסרת לנהג וללקוח, ולא תמיד רוצים שהמחירים יעברו בדרך. החיוב נעשה בחשבונית נפרדת.
אפשר לשלוח סחורה עם חשבונית במקום תעודת משלוח?
כן. כשהחשבונית מלווה את הטובין היא ממלאת את התפקיד ואין צורך בתעודה נוספת. תעודת משלוח נחוצה כשהחשבונית יוצאת במועד אחר.
תעודת משלוח נכנסת לספרים?
היא חלק ממערכת החשבונות ויש לשמור אותה, אבל היא אינה יוצרת חבות מע״מ ואינה נספרת במחזור. הסכומים נכנסים עם החשבונית.
כמה עותקים צריך?
בפועל שלושה: אחד ללקוח, אחד שחוזר חתום אליכם, ואחד שנשאר בתיק. החתימה על העותק החוזר היא ההוכחה שהסחורה נמסרה.
מה קורה אם משלוח יצא בלי תעודה?
טובין שנתפסים בדרך בלי מסמך מלווה מעמידים את העסק בפני קנס ובפני ספק לגבי ניהול הספרים. זו אחת הנקודות שביקורת בודקת ראשונה בעסקי סחורה.