שאלות נפוצות
השאלות שעצמאים שואלים על חשבוניות, מע״מ ורשות המסים, עם תשובה, דוגמה במספרים וקישור למדריך שנכנס לעומק. שאלה שחוזרת ואין לה תשובה בטקסט: איך נראה מסמך שיוצא מסלייט. יש דוגמה לכל סוג.
חשבוניות וקבלות
מה ההבדל בין חשבונית לקבלה?
חשבונית מתעדת עסקה: מה מכרתם, למי ובכמה. קבלה מתעדת כסף שנכנס בפועל. שני המסמכים עונים על שאלות שונות, ולכן לפעמים מפיקים את שניהם על אותה עבודה.
דוגמה: מעצבת גרפית שהיא עוסקת מורשית מסיימת לוגו ב-3 במרץ. היא מפיקה חשבונית מס על 2,000 ש״ח ועוד 360 ש״ח מע״מ. הלקוח משלם 2,360 ש״ח ב-20 באפריל, ואז היא מפיקה קבלה על הסכום הזה. אם הלקוח היה משלם באותו יום, מסמך אחד היה מספיק: חשבונית מס קבלה.
עוסק פטור לא מפיק חשבונית מס בכלל. אצלו הקבלה היא המסמך שמתעד את התשלום, ומה שהלקוח מקבל ביד.
מתי מפיקים קבלה ומתי חשבונית מס קבלה?
חשבונית מס קבלה מתאימה כשהעבודה והתשלום קורים באותו רגע. מסמך אחד מתעד גם את העסקה וגם את הכסף שנכנס. כשיש פער בזמן ביניהם, מפיקים שני מסמכים: חשבונית מס כשהעסקה נסגרת, וקבלה ביום שהכסף מגיע.
דוגמה: מורה פרטית שהיא עוסקת מורשית מקבלת 590 ש״ח בהעברה בסוף השיעור. היא מפיקה חשבונית מס קבלה אחת. תלמיד אחר משלם פעם בחודש על ארבעה שיעורים, ולכן אצלו היא מפיקה חשבונית מס בסוף החודש וקבלה כשהתשלום נכנס.
המחאה דחויה נחשבת תשלום מאוחר. מפיקים חשבונית מס עכשיו, וקבלה ביום שההמחאה נפרעת.
עוסק פטור לא מפיק חשבונית מס קבלה. כשהוא מקבל כסף, הוא מפיק קבלה.
מה ההבדל בין חשבונית עסקה לדרישת תשלום?
שני המסמכים מבקשים מהלקוח כסף, ואף אחד מהם לא נחשב חשבונית מס. אין בהם מע״מ שהלקוח יכול לנכות, והם לא נכנסים לדוח המע״מ.
חשבונית עסקה מתעדת עבודה שסוכמה: מה עשיתם ובכמה. דרישת תשלום היא בקשה לכסף שלא חייבת להיות קשורה לעבודה חדשה, למשל מקדמה לפני שמתחילים, או יתרה שנשארה פתוחה.
דוגמה: צלם שהוא עוסק פטור סוגר חתונה ב-6,000 ש״ח. חודשיים לפני האירוע הוא שולח דרישת תשלום על מקדמה של 1,500 ש״ח. אחרי החתונה הוא שולח חשבונית עסקה על העבודה. על כל תשלום שנכנס, גם המקדמה וגם היתרה, הוא מפיק קבלה.
מבחינת רשות המסים, מה שמתעד את ההכנסה הוא הקבלה. לקוח עסקי ששואל עוסק פטור איפה החשבונית צריך לקבל את הקבלה, כי חשבונית מס אין לו.
הפקתי קבלה עם טעות. איך מבטלים ומפיקים חדשה?
מסמך שהופק אי אפשר למחוק או לערוך. כך קובע החוק. התיקון נעשה במסמך נוסף שמבטל את הקודם, והמסמך המקורי נשאר ברשומות.
בקבלה: פותחים את הקבלה ולוחצים "זיכוי קבלה". נפתחת קבלה חדשה באותו סכום בסימן מינוס, עם ההערה "זיכוי קבלה מספר" ומספר הקבלה המקורית. מפיקים אותה, ואז מפיקים קבלה חדשה ונכונה.
דוגמה: מטפלת הפיקה קבלה מספר 12 על 300 ש״ח עם תאריך תשלום שגוי. היא מזכה אותה, ומתקבלת קבלה מספר 13 על מינוס 300 ש״ח. אחריה היא מפיקה את קבלה מספר 14 עם התאריך הנכון. הרצף שלם, ומי שבודק רואה בדיוק מה קרה.
בחשבונית מס ובחשבונית מס קבלה לוחצים "הפקת זיכוי", ונוצרת חשבונית מס זיכוי על הסכום המלא. הצעת מחיר, חשבונית עסקה ודרישת תשלום הן לא מסמכי מס, ואותן מסמנים כמבוטלות ברשימת המסמכים.
הפקתי שתי קבלות על אותו תשלום. מה עושים?
מזכים את אחת מהן ומשאירים את השנייה. אי אפשר למחוק קבלה ואי אפשר להחזיר את המספר שלה לשימוש, אבל זה גם לא נדרש: מספר של מסמך מבוטל הוא חלק תקין מהרצף.
דוגמה: לקוח שילם 450 ש״ח, והפקתם בטעות את קבלות 6 ו-7 על אותו תשלום. פותחים את קבלה 6, לוחצים "זיכוי קבלה" ומפיקים. נוצרת קבלה 8 על מינוס 450 ש״ח שמבטלת את קבלה 6. בדוחות נשאר תשלום אחד של 450 ש״ח, וקבלה 7 היא זו שהלקוח מחזיק.
אם כבר שלחתם ללקוח את שתי הקבלות, כדאי לכתוב לו איזו מהן בתוקף.
כל קבלה אפשר לזכות פעם אחת, וקבלת זיכוי עצמה אי אפשר לזכות. לכן כדאי לבדוק את הסכום ואת התאריך לפני שלוחצים על הפקה.
אפשר להפיק קבלה בתאריך שכבר עבר?
כן, עם מגבלה אחת: התאריך לא יכול להיות מוקדם מתאריך המסמך האחרון שהפקתם מאותו סוג. כך הרצף נשאר מסודר לפי זמן, מה שהחוק מצפה לו. תאריך עתידי אי אפשר לבחור.
דוגמה: הפקתם קבלה אחרונה ב-10 בספטמבר, ונזכרתם שלקוח שילם לכם ב-28 באוגוסט. את הקבלה החדשה אפשר לתארך לכל יום מ-10 בספטמבר ואילך, אבל לא ל-28 באוגוסט.
יש פתרון לחלק הזה. בכל קבלה יש שני תאריכים: תאריך המסמך, ותאריך התשלום בשורת התקבול. את תאריך התשלום אפשר לרשום כ-28 באוגוסט, ולקבלה עצמה לתת את תאריך היום. רשות המסים רואה מתי הכסף נכנס בפועל.
בחשבונית מס שצריכה מספר הקצאה יש גם מגבלה של רשות המסים: חשבונית עם תאריך ישן מדי תידחה בבקשת המספר.
המסמך נשלח ללקוח לבד? ואיך שולחים מסמך שכבר הופק?
לא, מסמך לא נשלח אוטומטית. מיד אחרי ההפקה נפתח חלון עם כמה אפשרויות: "שליחה למייל הלקוח", "שליחה בוואטסאפ ללקוח", "העתקת קישור למסמך" ו"הורדת המסמך". זה הרגע לשלוח.
כדי שהשליחה תעבוד, כרטיס הלקוח צריך כתובת מייל, ולשליחה בוואטסאפ מספר נייד ישראלי. כדאי למלא אותם לפני ההפקה, ואז השליחה היא לחיצה אחת.
דוגמה: מורה לפסנתר מפיקה קבלה על 250 ש״ח אחרי שיעור, ולוחצת "שליחה בוואטסאפ ללקוח". ההורה מקבל הודעה עם קישור לקבלה.
אם החלון נסגר והמסמך לא נשלח, מורידים אותו כקובץ PDF מכרטיס המסמך ושולחים מהמייל או מהוואטסאפ שלכם. המסמך שהלקוח מקבל זהה בשתי הדרכים.
איך מפיקים קבלה מתוך חשבונית עסקה בלי להקליד הכול מחדש?
פותחים את המסמך שכבר הופק, ובכרטיס שלו מופיעים כפתורי ההמשך. המסמך החדש נפתח עם השורות, הלקוח והסכומים, ומקושר למסמך שממנו נוצר.
עוסק פטור מפיק "הפקת קבלה" מתוך הצעת מחיר, הזמנה, תעודת משלוח, חשבונית עסקה או דרישת תשלום. מהצעת מחיר, הזמנה ותעודת משלוח אפשר גם "הפקת חשבונית עסקה".
עוסק מורשה מפיק מתוך חשבונית עסקה "הפקת חשבונית מס" או "הפקת חשבונית מס קבלה".
דוגמה: גננת שהיא עוסקת פטורה שולחת בתחילת החודש חשבונית עסקה על 1,800 ש״ח. כשההורים משלמים, היא פותחת את חשבונית העסקה ולוחצת "הפקת קבלה". הקבלה מוכנה, נשאר רק לבדוק את תאריך התשלום ואת אמצעי התשלום.
כדי ליצור מסמך מאותו סוג, למשל אותה קבלה ללקוח קבוע כל חודש, משתמשים ב"שכפול" ברשימת המסמכים.
מה זה חשבונית זיכוי ומתי מפיקים אותה?
חשבונית מס זיכוי מבטלת חשבונית מס שכבר הופקה, כולה או חלק ממנה. היא מפנה למספר החשבונית המקורית ומקטינה את המע״מ שתשלמו בתקופה שבה היא הופקה.
מפיקים אותה כשעסקה בוטלה, כשהלקוח החזיר סחורה, כשהייתה טעות בסכום או בפרטי הלקוח, וכשחוב הוכר כאבוד. החשבונית המקורית תמיד נשארת במקומה.
דוגמה: חנות ציוד צילום הפיקה בינואר חשבונית מס על 10,000 ש״ח ועוד 1,800 ש״ח מע״מ. בפברואר הלקוח החזיר עדשה ששוויה 2,000 ש״ח. החנות מפיקה בפברואר חשבונית זיכוי על 2,000 ש״ח ועוד 360 ש״ח מע״מ. הדוח של ינואר לא משתנה, והזיכוי מקטין את המע״מ של פברואר.
בסלייט לוחצים "הפקת זיכוי" בכרטיס החשבונית לזיכוי מלא. לזיכוי חלקי יוצרים חשבונית מס זיכוי חדשה ובוחרים את מסמך המקור. עוסק פטור לא מפיק חשבונית זיכוי, כי אין לו חשבוניות מס.
אני נותן מחיר כולל מע״מ. איך החשבונית מוציאה ממנו את המע״מ?
בשורה של חשבונית המחיר תמיד נרשם לפני מע״מ, והמע״מ מתווסף עליו. לכן מחיר סופי של 350 ש״ח צריך להירשם כ-296.61 ש״ח, ואז החשבונית מוסיפה 53.39 ש״ח מע״מ ומגיעה ל-350.
הדרך הנוחה היא לשמור את השירות כפריט בקטלוג. בכרטיס הפריט יש שדה "מחיר כולל מע״מ": מקלידים 350, והמערכת מחשבת לבד את המחיר לפני מע״מ. מוודאים שהתיבה "חייב במע״מ" מסומנת, וכל שורה שתבחרו מהפריט תצא נכונה.
דוגמה: קוסמטיקאית שגובה 350 ש״ח על טיפול שומרת פריט "טיפול פנים" עם מחיר כולל מע״מ של 350. בכל חשבונית מס קבלה היא בוחרת את הפריט, והסכום לתשלום הוא בדיוק 350 ש״ח.
אם בסוף המסמך המע״מ יוצא 0, המערכת מציגה אזהרה לפני ההפקה. זה בדרך כלל סימן שתיבת המע״מ בשורה לא מסומנת.
איך מפיקים חשבונית ללקוח בחו״ל?
מפיקים אותה כרגיל, ואפשר באנגלית ובמטבע זר. בסלייט יש 36 מטבעות, ושער ההמרה מוצע לפי השער היציג של בנק ישראל. לדוחות לרשות המסים נכנס הסכום בשקלים לפי השער הזה.
שירות לתושב חוץ יכול להיות במע״מ אפס, בתנאים של סעיף 30 לחוק מע״מ. הלקוח צריך לשבת מחוץ לישראל בלי פעילות כאן, והשירות לא יכול להינתן בפועל גם לתושב ישראל. כשהתנאים מתקיימים, מבטלים את סימון המע״מ בשורות.
דוגמה: מתכנת שבונה אתר לחברה בגרמניה מפיק חשבונית על 3,000 יורו בלי מע״מ. אם אותה חברה מבקשת אתר עבור הסניף שלה בתל אביב, המע״מ חוזר להיות 18%.
בכתובת הלקוח רושמים את המדינה ואת העיר בטקסט חופשי. מספר מע״מ זר אין מקום להקליד בשדה מספר העוסק, שמקבל רק מספר ישראלי, ולכן מוסיפים אותו בהערות המסמך. עוסק פטור מפיק ללקוח בחו״ל חשבונית עסקה וקבלה כרגיל.
כמה זמן צריך לשמור קבלות וחשבוניות?
שבע שנים, וסופרים אותן מסוף שנת המס שאליה המסמך שייך, לא מהיום שבו הוא הופק. לכן בפועל זה כמעט תמיד יותר משבע שנים.
דוגמה: קבלה מפברואר 2026 שייכת לשנת המס 2026. השנה נגמרת ב-31 בדצמבר 2026, ומשם סופרים שבע שנים, עד סוף 2033. כמעט שמונה שנים מהיום שהקבלה הופקה.
החובה חלה גם על המסמכים שהפקתם וגם על החשבוניות שקיבלתם מספקים, והיא נמשכת אחרי שסוגרים את העסק. מותר לשמור הכול בדיגיטל, כל עוד הקבצים קריאים וזמינים בכל רגע. גיבוי שאף פעם לא פתחתם הוא לא גיבוי.
מי שעובר ממערכת אחת לאחרת צריך לייצא ממנה את כל המסמכים, כולל קובץ במבנה אחיד, לפני שהוא מפסיק לשלם עליה.
מה זה חשבונית ירוקה?
חשבונית ירוקה היא כינוי. ככה קוראים בשפת היום יום לחשבונית שמופקת ממערכת ונשלחת במייל במקום להידפס. בחוק אין מסמך בשם הזה, ומה שנשלח במייל הוא עדיין חשבונית מס, חשבונית עסקה או קבלה, לפי מה שהופק.
המילה משמשת גם כשם מסחרי של אחת מתוכנות החשבוניות בישראל, ולכן חיפוש שלה מחזיר גם את המותג. דוגמה: מעצבת שמפיקה חשבונית מס ממערכת ושולחת אותה במייל שולחת "חשבונית ירוקה" בשפת היום יום, ובמונחי החוק היא שלחה מסמך ממוחשב מסוג חשבונית מס.
כדי לשלוח מסמכים ממוחשבים צריך שני דברים. הודעה לפקיד השומה לפני שליחת המסמך הממוחשב הראשון, והסכמה של הלקוח לקבל מסמכים כאלה, בכתב או במערכת. ההסכמה תקפה עד שהלקוח מבטל אותה.
מסמך שנשלח במייל שווה בדיוק כמו מסמך מודפס. מה שקובע את התוקף שלו הם הפרטים שחייבים להופיע בו, החתימה הדיגיטלית והמספור הרציף.
איך כותבים הצעת מחיר?
הצעת מחיר צריכה לענות על מה שהלקוח ישאל אחר כך: מה בדיוק כלול, כמה זה עולה, עד מתי המחיר בתוקף, ואם הסכום כולל מע״מ. הצעה שהלקוח אישר הופכת להסכם, ולכן מה שלא כתוב בה לא יחייב אותו.
דוגמה: שיפוצניק כותב הצעה לחדר רחצה. הוא מפרט פירוק, איטום, חיפוי וכלים סניטריים, כל שורה עם מחיר, וכותב 18,000 ש״ח לפני מע״מ. הוא מוסיף שהחומרים לפי בחירת הלקוח ממחירון מסוים, ושההצעה בתוקף 30 יום. בלי תאריך תפוגה הלקוח יכול לחזור אחרי חצי שנה ולדרוש אותו מחיר.
הסיבה הנפוצה לוויכוח על חשבונית היא מע״מ. הלקוח קרא מחיר סופי, והעסק התכוון למחיר לפני מע״מ. כתבו את זה במפורש.
הצעת מחיר היא לא מסמך מס. עוסק פטור שהלקוח אישר לו הצעה מפיק ממנה בסלייט חשבונית עסקה או קבלה בלחיצה, בלי להקליד את השורות מחדש.
מספר הקצאה
מאיזה סכום צריך מספר הקצאה ב-2026?
מיוני 2026, מכל חשבונית מס של 5,000 ש״ח ומעלה לפני מע״מ. הסכום נבדק על כל חשבונית בנפרד, ו-5,000 ש״ח בדיוק כבר חייבים במספר.
דוגמה: חשבונית על 4,999 ש״ח ועוד מע״מ לא צריכה מספר. חשבונית על 5,000 ש״ח ועוד 900 ש״ח מע״מ צריכה.
מספר ההקצאה נועד ללקוח שמנכה את המע״מ. בלעדיו הוא לא רשאי לנכות את המע״מ שבחשבונית, ולכן לקוחות עסקיים בודקים את זה לפני שהם משלמים.
הסף ירד בהדרגה בשנים האחרונות ועשוי להמשיך לרדת לפי החקיקה. סלייט מבקשת את המספר מרשות המסים לבד בזמן ההפקה, כשהחשבונית עוברת את הסף, ומדפיסה אותו על החשבונית. אחרי שמתחברים פעם אחת לרשות המסים בהגדרות, אין צורך לעשות שום דבר נוסף.
רשות המסים דוחה את הבקשה למספר הקצאה. למה?
כשהבקשה נכשלת, החשבונית לא מופקת ונפתח חלון "לא התקבל מספר הקצאה" עם הסיבה. רוב הדחיות נופלות על אחת מכמה סיבות קבועות.
החיבור לרשות המסים פג. ההרשאה תקפה לשלושה חודשים, ואחריהם לוחצים "התחברות מחדש" בהגדרות. ללקוח אין מספר עוסק תקין בכרטיס, ואז המערכת עוצרת עוד לפני הבקשה ומציגה קישור לכרטיס הלקוח. מספר העוסק של הלקוח זהה למספר של העסק שלכם, שזו כמעט תמיד טעות הקלדה. או שהפרטים לא תואמים את מה שרשום אצל רשות המסים: שם, מספר, תאריך או סכום.
דוגמה: חברה מפיקה חשבונית על 14,000 ש״ח ללקוח עסקי, וחוזרת דחייה. בדיקה של כרטיס הלקוח מראה ספרה אחת שגויה במספר החברה. מתקנים את הכרטיס ומפיקים שוב.
אם צריך להפיק מיד, אפשר לבחור "הפק ללא מספר הקצאה". החשבונית תצא עם הערה שאין לנכות בגינה מס תשומות, ומתוך המסמך אפשר לנסות לבקש מספר שוב.
איזה מסמכים צריכים מספר הקצאה ואיזה לא?
רק שני סוגי מסמכים, ורק מעל הסף: חשבונית מס וחשבונית מס קבלה. חשבונית מס קבלה היא חשבונית מס לכל דבר, ולכן החובה חלה עליה באותו אופן.
חשבונית עסקה לא צריכה מספר הקצאה בשום סכום, כי אין בה מע״מ שהלקוח מנכה. גם חשבונית זיכוי לא צריכה מספר משלה, כי היא מבטלת ניכוי ולא יוצרת אותו. היא מפנה לחשבונית המקורית, וכך נשמר הקשר למספר ההקצאה שהיה לה.
עוסק פטור לא מפיק חשבוניות מס ולא גובה מע״מ, ולכן החובה לא נוגעת אליו בכלל. אם לקוח מבקש ממנו מספר הקצאה, זו טעות של הלקוח.
דוגמה: עוסק פטור שמוכר קורס ב-8,000 ש״ח מפיק קבלה בלי מספר הקצאה, וזה תקין. עוסק מורשה שמוכר את אותו קורס מפיק חשבונית מס קבלה, והיא כן צריכה מספר.
ביקשתי מספר הקצאה באתר רשות המסים. איפה מכניסים אותו?
בסלייט לא מקלידים מספר הקצאה ידנית. אחרי שמתחברים פעם אחת לרשות המסים, דרך ההגדרות ושם "חשבונית ישראל", המערכת מבקשת את המספר לבד בזמן ההפקה ומדפיסה אותו על החשבונית.
מספר שביקשתם באתר רשות המסים שייך לחשבונית שתיארתם שם, עם הפרטים שהקלדתם. חשבונית בסלייט מקבלת מספר משלה בבקשה משלה, כדי שהמספר יתאים בדיוק למסמך שיצא.
דוגמה: עוסקת מורשית ביקשה מספר באתר רשות המסים לחשבונית של 7,000 ש״ח, ואז הפיקה את החשבונית בסלייט. בזמן ההפקה סלייט ביקשה מספר חדש, והוא זה שמופיע על החשבונית ונמסר ללקוח.
אם אתם רואים באתר רשות המסים שני מספרים על אותה עסקה, כדאי לבדוק עם רואה החשבון איך לדווח על המספר שלא נמסר ללקוח. כדי שזה לא יקרה שוב, מבקשים מספרים רק דרך סלייט.
לקוח פרטי בלי תעודת זהות, וחשבונית מעל הסף. מה עושים?
מספר הקצאה נועד ללקוח שמנכה את המע״מ, ולקוח פרטי לא מנכה מע״מ. לכן חשבונית לאדם פרטי יכולה לצאת בלי מספר, גם מעל 5,000 ש״ח.
כדי לבקש מספר צריך את מספר העוסק או תעודת הזהות של הלקוח. כשהשדה ריק והחשבונית עוברת את הסף, סלייט עוצרת ומציגה אזהרה עם קישור לכרטיס הלקוח. יש שתי דרכים להמשיך: להוסיף את תעודת הזהות, או לבחור "הפק ללא מספר הקצאה".
דוגמה: נגר מפיק חשבונית מס קבלה על 9,000 ש״ח למשפחה על ארון קיר. המשפחה לא מנכה מע״מ, והוא ממשיך בלי מספר הקצאה. אם הלקוח הוא רופא שהזמין ארון לקליניקה, הוא כן ינכה את המע״מ, ואז כדאי לרשום את מספר העוסק שלו ולבקש מספר.
מכירה ל"לקוח מזדמן" בסלייט מופקת בלי מספר הקצאה באופן אוטומטי.
פתיחה וסגירה של עסק
כמה זמן לוקח לפתוח עוסק פטור ומה צריך?
כשהמסמכים מוכנים, אפשר לסיים ביום עבודה אחד. צריך תעודת זהות, פרטי חשבון בנק ותיאור של מה שהעסק עושה. אין אגרת פתיחה.
הפתיחה היא שלושה רישומים נפרדים: במע״מ, במס הכנסה ובביטוח לאומי. את הרישום במע״מ אפשר לעשות מקוון באתר רשות המסים, והרישום בביטוח לאומי לוקח עוד כמה דקות.
דוגמה: מתכנתת שמתחילה לעבוד כפרילנסרית ב-1 בנובמבר פותחת תיק באותו שבוע. היא מקבלת את מלוא תקרת המחזור של עוסק פטור לשנה, 122,833 ש״ח ב-2026, גם אם נשארו רק חודשיים עד סוף השנה.
מהעסקה הראשונה צריך להפיק מסמך על כל תשלום, ולכן כדאי לפתוח את התיק לפני שמקבלים כסף. רואה חשבון לא חובה לפתיחה עצמה, אבל הוא עוזר לבדוק שהסטטוס מתאים למקצוע.
מה ההבדל בין עוסק פטור לעוסק מורשה?
עוסק פטור לא גובה מע״מ מהלקוחות ולא מקבל בחזרה את המע״מ על ההוצאות שלו. עוסק מורשה גובה מע״מ, מנכה את המע״מ על ההוצאות ומגיש דוח מע״מ כל חודש או חודשיים.
הפטור אפשרי רק עד תקרת מחזור, 122,833 ש״ח ב-2026. המחזור הוא סך ההכנסות לפני הוצאות, לא הרווח. מי שעובר את התקרה חייב לעבור לעוסק מורשה מרגע המעבר, לא בתחילת השנה הבאה.
דוגמה: מאמן כושר עם לקוחות פרטיים ומחזור של 90,000 ש״ח מרוויח מהפטור, כי המחיר שלו ללקוחות נשאר בלי מע״מ. יועצת שיווק עם אותו מחזור, שכל הלקוחות שלה חברות, יכולה לבחור להיות מורשית: החברות ממילא מנכות את המע״מ, והיא תקבל בחזרה את המע״מ על המחשב והתוכנות שהיא קונה.
עורכי דין, רואי חשבון, רופאים, אדריכלים ומהנדסים חייבים להיות עוסק מורשה בכל מחזור.
כמה זמן לוקח לפתוח עוסק מורשה וכמה זה עולה?
בדרך כלל כמה ימים. הרישום במע״מ הוא שקובע את הקצב, והרישום במס הכנסה ובביטוח לאומי מהיר יותר. אין אגרת פתיחה.
מגישים את טופס 821 באתר רשות המסים, במשרד מע״מ האזורי או דרך רואה חשבון. בסוף מקבלים תעודת עוסק מורשה, וצריך לתלות אותה במקום גלוי בעסק.
העלויות האמיתיות מגיעות אחרי הפתיחה: רואה חשבון או יועץ מס, מערכת להפקת מסמכים, ודמי ביטוח לאומי שמתחילים לרוץ מיד.
דוגמה: אדריכל שפותח משרד ב-10 בחודש לא יכול להפיק חשבונית מס לפני שהרישום הסתיים. חשבונית שיצאה לפני כן לא מאפשרת ללקוח לנכות את המע״מ. אם הוא כבר קיבל מקדמה באותם ימים, עדיף לחכות עם המסמך עד שהמספר מאושר.
איך סוגרים תיק עוסק?
מודיעים למע״מ תוך 15 יום מהיום שהפעילות הפסיקה, ובמקביל מודיעים גם למס הכנסה ולביטוח לאומי. תיק שנשאר פתוח ממשיך לחייב דיווחים ותשלומים גם כשאין הכנסה, וזה מקור נפוץ לקנסות.
ציוד ומלאי שנשארים אצלכם נחשבים כאילו מכרתם אותם לעצמכם. עוסק מורשה מדווח עליהם ומשלם עליהם מע״מ.
דוגמה: גרפיקאי שהוא עוסק מורשה סוגר את העסק במרץ ושומר את המחשב לשימוש אישי מדווח למע״מ על שווי המחשב באותו יום. באפריל של השנה הבאה הוא מגיש דוח שנתי אחרון על שלושת החודשים שבהם עבד.
המסמכים נשמרים שבע שנים מסוף שנת המס, גם אחרי הסגירה. לפני שמבטלים מנוי למערכת המסמכים, מורידים ממנה את הכול.
דיווחים שנתיים
עד מתי מגישים הצהרת עוסק פטור ועד מתי דוח שנתי?
אלה שתי הגשות שונות לשני מקומות, עם שני מועדים. ההצהרה של עוסק פטור הולכת למע״מ עד 31 בינואר. הדוח השנתי, טופס 1301, הולך למס הכנסה, והמועד בחוק הוא סוף אפריל.
דוגמה: על שנת 2026, עוסק פטור מגיש את ההצהרה עד 31 בינואר 2027, ואת הדוח השנתי עד סוף אפריל 2027. רשות המסים מפרסמת כמעט כל שנה דחייה למועד הדוח השנתי, ולכן שווה לבדוק את המועד של אותה שנה.
ההצהרה פשוטה: מספר אחד, סך ההכנסות בשנה, בלי חישוב ובלי תשלום. הדוח השנתי מחשב את המס בפועל ומקזז ממנו את המקדמות ששילמתם.
עוסק מורשה לא מגיש הצהרה כזו, כי הוא מדווח למע״מ כל חודש או חודשיים. דוח שנתי הוא מגיש כמו כולם.
צריך לדווח גם בשנה בלי הכנסות?
כן, כל עוד התיק פתוח. זה נכון גם להצהרה של עוסק פטור במע״מ וגם לדוח השנתי במס הכנסה. בשנה ריקה מגישים דוח אפס.
דוגמה: מורה ליוגה פתחה עוסק פטור ב-2025 ולא עבדה בכלל ב-2026. עד 31 בינואר 2027 היא מצהירה למע״מ על מחזור של 0 ש״ח, ובאביב היא מגישה דוח שנתי אפס. אם היא לא מתכוונת לחזור לעבוד, הדרך להפסיק לדווח היא לסגור את התיק.
אי הגשה נרשמת כליקוי בתיק, גם כשלא הייתה הכנסה. ליקוי כזה מעכב אישורים שלקוחות עסקיים מבקשים, כמו אישור ניהול ספרים.
גם ביטוח לאומי ממשיך לחייב דמי ביטוח כל עוד אתם רשומים כעצמאים, ולכן שווה לעדכן אותם כשהפעילות נעצרת.
מע״מ
כמה מע״מ היום ואיך מחשבים מחיר בלי מע״מ?
שיעור המע״מ בישראל הוא 18%, מינואר 2025. כדי להוסיף מע״מ למחיר, מכפילים ב-1.18. כדי להוציא את המע״מ ממחיר שכבר כולל אותו, מחלקים ב-1.18.
דוגמה: לקוח שילם 1,180 ש״ח כולל מע״מ. מחלקים ב-1.18 ומקבלים 1,000 ש״ח, והמע״מ הוא 180 ש״ח. טעות נפוצה היא להוריד 18% מ-1,180, מה שנותן 967.60 ש״ח ומחשב מע״מ גבוה מדי.
עוד דוגמה: מחיר של 350 ש״ח כולל מע״מ מתפרק ל-296.61 ש״ח ועוד 53.39 ש״ח מע״מ.
עוסק פטור לא גובה מע״מ, ולכן המחיר שהוא נותן הוא הסכום המלא שנכנס אליו. כשהוא עובר לעוסק מורשה, מחיר של 1,000 ש״ח ללקוח פרטי הופך ל-1,180, או שהוא סופג את המע״מ ונשאר לו 847.46 ש״ח.
מתי מקבלים החזר מע״מ?
החזר נוצר כשהמע״מ ששילמתם על הוצאות בתקופה גבוה מהמע״מ שגביתם מלקוחות. ההפרש מוחזר לחשבון הבנק של העסק אחרי שמגישים את הדוח.
דוגמה: מעצבת פנים שהיא עוסקת מורשית קנתה בינואר מחשב ותוכנות ב-11,800 ש״ח, מתוכם 1,800 ש״ח מע״מ. באותו חודש היא גבתה 900 ש״ח מע״מ מלקוחות. בדוח של ינואר מגיע לה החזר של 900 ש״ח.
החזרים קטנים מגיעים בדרך כלל תוך ימים. החזר גדול, או חריג ביחס לעבר של העסק, עובר בדיקה, ורשות המסים מבקשת את החשבוניות שמאחוריו. החוק קובע מועד לתשלום, ואיחור מזכה בהצמדה וריבית.
עוסק פטור לא מקבל החזר מע״מ. הוא לא גובה מע״מ, והמע״מ ששילם לספקים הוא חלק מהעלות שלו.
מה זה מע״מ תשומות?
זה המע״מ ששילמתם על הוצאות של העסק. עוסק מורשה מקזז אותו מהמע״מ שגבה מלקוחות, ומשלם רק את ההפרש.
דוגמה: מתכנת עצמאי גבה בחודש 3,600 ש״ח מע״מ מלקוחות. באותו חודש הוא קנה מסך ב-1,180 ש״ח, מתוכם 180 ש״ח מע״מ. הוא משלם למע״מ 3,420 ש״ח ולא 3,600.
כדי לנכות צריך חשבונית מס על שם העסק ועם מספר העוסק. חשבונית על שם פרטי לא מאפשרת ניכוי, גם אם ברור שההוצאה הייתה לעסק. מעל הסף, החשבונית צריכה גם מספר הקצאה.
יש חלון של שישה חודשים מתאריך החשבונית כדי לנכות אותה. ברכב פרטי וחלק מהוצאות אחרות מנכים רק חלק מהמע״מ. עוסק פטור לא מנכה תשומות בכלל.
מס הכנסה
מה זה מקדמות מס הכנסה ואיך נקבע האחוז?
מקדמות הן תשלום שוטף על חשבון המס של השנה, כדי שלא תצטרכו לשלם הכול בבת אחת אחרי הדוח השנתי. מחשבים אותן כאחוז מההכנסות, לא מהרווח, ומשלמים עד ה-15 בחודש שאחרי התקופה.
את האחוז קובע פקיד השומה, בדרך כלל לפי הדוח האחרון: המס ששילמתם חלקי ההכנסות באותה שנה. מי ששילם 38,000 ש״ח מס על הכנסות של 480,000 ש״ח יקבל שיעור של כ-8%.
דוגמה: יועץ עם שיעור של 7% שהכניס 30,000 ש״ח בחודש משלם מקדמה של 2,100 ש״ח. בחודש בלי הכנסות הוא מדווח אפס.
אם ההכנסות ירדו, אפשר לבקש מפקיד השומה להקטין את השיעור. עודף שנצבר חוזר רק אחרי הדוח השנתי, ולכן כדאי לבקש מוקדם.
ליסינג תפעולי מוכר במס? ומה ההבדל ממימוני?
כן, באותם כללים כמו רכב פרטי שבבעלותכם. ברכב בשימוש מעורב, 45% מההוצאות מוכרים במס הכנסה: תשלומי הליסינג, דלק, ביטוח, טיפולים וחניה.
דוגמה: תשלום ליסינג של 2,500 ש״ח בחודש ועוד 900 ש״ח דלק הם 3,400 ש״ח. 45% מהם, 1,530 ש״ח, מוכרים כהוצאה. במע״מ עוסק מורשה מנכה שני שלישים מהמע״מ כשעיקר השימוש ברכב עסקי, ורבע כשלא.
ההבדל בין תפעולי למימוני הוא במי שמחזיק ברכב. בליסינג תפעולי חברת הליסינג היא הבעלים ואתם שוכרים. בליסינג מימוני אתם קונים את הרכב בהלוואה, ולכן מקבלים פחת על הרכב והוצאות מימון ולא הוצאת שכירות.
רכב שמשמש רק את העסק ונשאר בו בסוף היום מקבל הכרה מלאה, אבל זה מצב נדיר שרשות המסים בודקת בקפדנות.
מה זה ניכוי מס במקור ואיך מוציאים אישור?
לקוח עסקי שמשלם לכם על שירות מנכה חלק מהתשלום ומעביר אותו ישירות לרשות המסים, על חשבון המס שלכם. בלי אישור בתוקף, הניכוי הוא 30%.
דוגמה: מתרגמת שולחת למשרד עורכי דין חשבונית על 5,000 ש״ח. בלי אישור היא מקבלת רק 3,500 ש״ח, ו-1,500 הולכים לרשות המסים. עם אישור על ניכוי אפס היא מקבלת את כל הסכום. הכסף שנוכה לא הולך לאיבוד: הוא נזקף לזכותה בדוח השנתי.
עסק שמגיש דוחות בזמן ואין לו חובות מקבל את האישור לבד לשנה הבאה. מורידים אותו ממערכת האישורים של רשות המסים לפי מספר התיק. אם השיעור שנקבע גבוה מדי, מבקשים להקטין אותו בטופס 2542.
גם עוסק פטור צריך את האישור, כי זה עניין של מס הכנסה ולא של מע״מ.
ביטוח לאומי
כמה ביטוח לאומי משלם עצמאי?
התשלום מחושב על ההכנסה מהעסק אחרי הוצאות, לא על המחזור. ב-2026 יש שתי מדרגות. עד 7,703 ש״ח בחודש משלמים 7.7% (ביטוח לאומי ומס בריאות יחד). מעל זה ועד 51,910 ש״ח בחודש משלמים 18%.
דוגמה: מעצב עם רווח של 10,000 ש״ח בחודש משלם 7.7% על 7,703 ש״ח, שזה כ-593 ש״ח, ועוד 18% על 2,297 ש״ח, שזה כ-413 ש״ח. סך הכול כ-1,006 ש״ח בחודש.
בהתחלה משלמים מקדמות לפי הערכה שאתם נותנים, ואחרי השומה השנתית ביטוח לאומי מתאים את החשבון ושולח חיוב או זיכוי. אפשר לעדכן את ההערכה באמצע השנה.
52% מדמי הביטוח הלאומי (בלי מס הבריאות) מוכרים כניכוי במס הכנסה. חוב פתוח עלול לפגוע בדמי לידה ובקצבאות.
עבודה בסלייט
כמה זה עולה? מתי משלמים?
הפקת מסמכים בסלייט היא בחינם, בלי הגבלת מסמכים, בכפוף לתקנון. זה כולל חשבוניות, קבלות, חתימה דיגיטלית, חיבור לחשבונית ישראל ומספרי הקצאה, וייצוא במבנה אחיד לרואה החשבון. בהרשמה לא מבקשים כרטיס אשראי.
יש גם מסלול Pro בתשלום, שמוסיף יכולות כמו ניהול הוצאות. הוא עולה 10 ש״ח לחודש ועוד מע״מ, בתשלום אחד לשנה. אין חיוב שמתחדש לבד: בסוף השנה מחליטים מחדש.
דוגמה: עוסק פטור שמפיק 20 קבלות בחודש לא משלם כלום. עוסקת מורשית שרוצה לרכז גם את קבלות ההוצאות שלה במקום אחד משדרגת ל-Pro ומשלמת 141.60 ש״ח לשנה כולל מע״מ.
משדרגים מההגדרות, דרך "מנוי וחיוב" ואז "שדרוג ל-Pro". המסמכים שהפקתם במסלול החינמי נשארים כמו שהם.
אפשר להעביר את הנתונים ממערכת אחרת?
כן. במסך הדוחות, תחת "ייבוא וייצוא", יש שתי דרכים. לקוחות ופריטים מייבאים מקובץ CSV, ויש קובץ תבנית להורדה. את היסטוריית המסמכים מייבאים מקובץ במבנה אחיד, שכל מערכת חשבוניות בישראל יודעת להוציא, או מקובץ אקסל.
מסמכים מיובאים נשמרים כרשומות היסטוריות לדוחות ולחיפוש. אין להם קובץ PDF בסלייט, ולכן את הקבצים המקוריים כדאי לשמור מהמערכת הקודמת.
דוגמה: עוסקת שהקבלה האחרונה שלה במערכת הקודמת הייתה מספר 80242 מייבאת את ההיסטוריה, ואז קובעת במספור המסמכים שהקבלה הבאה תהיה 80243. הרצף ממשיך בלי חור.
יש מערכות שמוסיפות קידומת למספרים בקובץ, למשל 400 לפני כל מספר קבלה. סלייט מזהה את זה ושואלת אם להסיר את הקידומת. הצעות מחיר ודרישות תשלום לא נמצאות בקובץ מבנה אחיד, ואותן מייבאים מקובץ אקסל.
אפשר לשנות את מספר המסמך הראשון?
כן, כל עוד לא הפקתם אף מסמך מאותו סוג. בהגדרות, תחת "מספור מסמכים", קובעים מספר התחלתי לכל סוג מסמך ולוחצים "אישור מספור". אחרי שהמסמך הראשון מאותו סוג הופק, המספור ננעל.
הנעילה באה מהחוק. רצף המספרים צריך להישמר בלי קפיצות ובלי חזרות, ומספר שכבר יצא לא יכול להשתנות.
דוגמה: מי שעבר ממערכת אחרת שבה הקבלה האחרונה הייתה 152 קובע שהקבלה הראשונה בסלייט תהיה 153. מי שפותח עסק חדש יכול להתחיל מ-1. החוק לא דורש מספר פתיחה מסוים, ו-1 פשוט קל לספירה.
לכל סוג מסמך יש רצף נפרד, ולכן קבלה מספר 5 וחשבונית מס מספר 5 יכולות להתקיים יחד. הצעות מחיר וחשבוניות עסקה מקבלות גם הן רצף משלהן.
איך מעבירים לרואה החשבון את מה שהוא צריך?
רואה חשבון צריך בדרך כלל שני דברים: את כל המסמכים של התקופה, ודוח מסודר שאפשר לקלוט לתוכנה שלו. שניהם יוצאים מסלייט בלחיצה, בחינם.
במסך הדוחות, תחת "ייבוא וייצוא", מורידים קובץ במבנה אחיד. זה הפורמט שרשות המסים קבעה לספרי העסק, ותוכנות של רואי חשבון קולטות אותו ישירות. משם אפשר להוריד גם את דוח המע״מ לתקופה ואת רשימת המסמכים.
דוגמה: עוסק מורשה שמדווח כל חודשיים מוריד בתחילת החודש את דוח המע״מ ואת רשימת המסמכים של התקופה, ושולח לרואה החשבון לפני ה-15. בסוף השנה הוא שולח קובץ מבנה אחיד של כל השנה.
כדאי לשלוח את הקבצים האלה ולא מסמך אחרי מסמך. קובץ אחד שנקלט ישירות חוסך לרואה החשבון שעות של הקלדה, ולכם את התשלום עליהן.
אפשר לחבר סליקה כך שקבלה תצא לבד?
לא. כרגע אין בסלייט חיבור לחברות סליקה ואין ממשק פתוח למפתחים, ולכן קבלה לא נוצרת לבד כשתשלום נכנס. כל קבלה מפיקים מתוך המערכת.
אפשר לקצר את זה. שומרים את השירותים כפריטים קבועים, ממלאים בכרטיס הלקוח מייל או נייד, ומפיקים קבלה מתוך חשבונית העסקה או דרישת התשלום ששלחתם. זה כמה לחיצות לכל תשלום.
דוגמה: מאמן כושר שגובה 400 ש״ח בחודש מ-15 מתאמנים מפיק בתחילת החודש קבלה לכל אחד מתוך פריט "מנוי חודשי", ושולח בוואטסאפ ישר מחלון ההפקה.
גם כשמשלמים דרך חברת סליקה, החובה להפיק קבלה נשארת אצל העסק. הקבלה צריכה לצאת מהמערכת שבה מתנהלים הספרים, ברצף שלה.
עורך דין: איך מתעדים פיקדון שהתקבל מלקוח?
פיקדון שעורך דין מחזיק בנאמנות עבור לקוח הוא לא הכנסה של המשרד, והוא לא נכנס למחזור. מנהלים אותו בחשבון נאמנות נפרד, ומתעדים כל כניסה ויציאה לפי ההוראות שחלות על עורכי דין בכספי נאמנות.
שכר טרחה הוא הכנסה רגילה. עורך דין חייב להיות עוסק מורשה, ולכן הוא מפיק על שכר הטרחה חשבונית מס או חשבונית מס קבלה, עם מע״מ.
דוגמה: לקוח מעביר 50,000 ש״ח כפיקדון לעסקת מקרקעין, ועוד 5,000 ש״ח ועוד מע״מ שכר טרחה. על שכר הטרחה המשרד מפיק חשבונית מס קבלה. הפיקדון עובר לנאמנות ומתועד בה. אם חלק מהפיקדון משמש אחר כך לתשלום שכר טרחה, ברגע המעבר מפיקים עליו חשבונית.
בסלייט אין כרגע סוג מסמך מיוחד לפיקדון. את שכר הטרחה מפיקים בה כרגיל, ואת ניהול הנאמנות כדאי לתאם עם רואה החשבון של המשרד.