ניכוי מס במקור - איך מוציאים אישור ומה קורה בלעדיו
הבקשה מגיעה כמעט תמיד באותו רגע: סיימתם עבודה, שלחתם חשבונית, ומהצד השני עונים "תשלח אישור ניכוי מס במקור לפני שנשלם". זה לא בירוקרטיה שהלקוח המציא. חוק מחייב אותו לבדוק, ובלי האישור הוא ישלם לכם פחות ממה שכתוב בחשבונית.
- הלקוח מעביר 10,000 ש״ח
- שום סכום לא נוכה
- ההתחשבנות עם מס הכנסה נעשית בדוח השנתי
- הלקוח מעביר 7,000 ש״ח
- 3,000 ש״ח נשלחים לרשות המסים על שמכם
- הכסף חוזר רק בהתחשבנות השנתית
מה בעצם קורה כאן
ניכוי מס במקור הוא גבייה מוקדמת. במקום לחכות שתדווחו ותשלמו מס בסוף השנה, המדינה מטילה על מי שמשלם לכם את התפקיד לנכות חלק מהתשלום ולהעביר אותו ישירות אליה. אצלכם זה נרשם כמס ששולם על חשבון החבות, בדיוק כמו מקדמות מס הכנסה.
הכסף אינו אבוד. הוא פשוט כבר לא אצלכם. עסק שעובד מול לקוחות גדולים בלי אישור בתוקף מגלה שהוא מלווה למדינה עשרות אחוזים מההכנסה עד אפריל הבא.
החובה לנכות חלה על המשלם, לא עליכם, ולכן אין טעם להתווכח עם מחלקת הכספים שמעבר לקו. מי שלא מנכה כשהיה צריך חשוף בעצמו לחיוב, וזו הסיבה שלקוחות עסקיים בודקים את זה לפני כל תשלום ראשון.
שני אישורים במסמך אחד
מה שנהוג לקרוא לו "אישור ניכוי מס במקור" הוא בפועל מסמך שמחזיק שני דברים נפרדים.
הראשון הוא אישור ניהול ספרים, שמעיד שהספרים שלכם מתנהלים כנדרש ולא נפסלו. הוא רלוונטי במיוחד לעבודה מול גופים ציבוריים, שאינם רשאים להתקשר עם ספק בלי אישור כזה.
השני הוא שיעור ניכוי המס במקור שנקבע לתיק שלכם: אפס, שיעור מופחת, או ברירת המחדל של התקנות. השיעור הזה הוא מה שהלקוח מקליד למערכת התשלומים שלו.
שניהם מגיעים מאותה מערכת אישורים של רשות המסים, ולכן הבקשה שמגיעה מהלקוח כמעט תמיד מנוסחת כשניהם יחד.
איך מוציאים את האישור
לרוב אין מה להוציא, כי הוא כבר קיים. רשות המסים מנפיקה אישורים לשנה הבאה באופן אוטומטי לעסקים שמגישים דוחות בזמן ואין להם חובות פתוחים, וכל מה שנדרש הוא להדפיס.
- נכנסים למערכת האישוריםאין צורך בהזדהות, האישור פתוח לבדיקה לפי מספר תיק
- מקלידים את מספר התיקמספר תעודת הזהות אצל עצמאי יחיד, או מספר החברה
- מדפיסים או שומרים כ-PDFזה המסמך שנשלח ללקוח, ואפשר לשמור אותו מראש
העובדה שהמערכת פתוחה עובדת גם בכיוון השני. הלקוח יכול לבדוק אתכם בעצמו, ורבים עושים בדיוק את זה במקום לבקש. שווה לדעת שהמצב שלכם גלוי לכל מי שיודע את מספר התיק.
כשהאישור לא הונפק או שהשיעור גבוה מדי
זה קורה בשלושה מצבים עיקריים: עסק חדש שטרם הספיק לבנות היסטוריית דיווח, עסק שיש לו דוח שלא הוגש או חוב פתוח, ועסק שסווג בענף שבו נקבע שיעור ניכוי גבוה כברירת מחדל.
הפתרון הוא בקשה פרטנית בטופס 2542, בקשה לפטור או להקטנה של ניכוי מס במקור. פקיד השומה בוחן את היקף הפעילות ואת ההוצאות, ובעסק שההוצאות בו תופסות חלק גדול מהמחזור אין היגיון לנכות שלושים אחוז מהתקבול.
לעסק חדש שווה לטפל בזה לפני החשבונית הראשונה ולא אחריה. תיקון בדיעבד של תשלום שכבר נוכה ממנו מס אינו מחזיר את הכסף, הוא רק משנה את מה שיקרה בפעם הבאה.
מה עושים עם המס שכבר נוכה
בסוף שנת המס המשלם מדווח לרשות המסים על כל הניכויים שביצע ומוסר לכם אישור שנתי על מה שנוכה. האישור הזה, טופס 806, הוא מה שמצרפים לדוח השנתי כדי לזקוף את הסכום מול החבות.
שני דברים ששווה לעשות במהלך השנה ולא בסופה. לתייק כל אישור שמגיע, כי לקוח שהתחלף בו איש קשר לא תמיד ימצא אותו באפריל. ולהצליב את מה שנוכה מול הסכומים שקיבלתם בפועל, כי הפרש בין החשבונית לתקבול שנראה כמו טעות הוא לרוב ניכוי במקור שלא שמתם לב אליו.
הטעויות שחוזרות
לחשוב שזה נוגע רק לעוסק מורשה. האישור שייך למס הכנסה, לא למע״מ, ולכן עוסק פטור זקוק לו בדיוק באותה מידה. עוסק פטור שעובד מול חברות ואין לו אישור יגלה את זה בתלוש הראשון.
לבלבל בין ניכוי במקור לבין מע״מ. אלה שתי מערכות שאינן נוגעות זו בזו: המע״מ מתווסף לחשבונית ומדווח בדוח התקופתי, והניכוי במקור יורד מהתשלום ונזקף למס הכנסה. חשבונית על 10,000 ש״ח בתוספת מע״מ שממנה נוכו 30 אחוז היא עדיין חשבונית על 10,000 ש״ח לכל דבר.
להתעלם מאישור שפג. האישורים מונפקים לתקופה קצובה, ולקוח שהמערכת שלו מזהה אישור שפג תוקפו יחזור לשיעור ברירת המחדל בלי להודיע. תזרים שנחתך באמצע פרויקט הוא כמעט תמיד זה.
לא לשמור עותק. האישור נגיש תמיד, אבל ביום שבו מערכת רשות המסים לא זמינה והלקוח מחכה למסמך כדי לשחרר תשלום, עותק שמור בתיקייה שווה את הדקה שלקח לשמור אותו.
מה כדאי לבדוק פעם בשנה
- האישור בתוקף, ותאריך הפקיעה שלו רשום ביומן
- השיעור שנקבע מתאים למבנה ההוצאות של העסק, ולא נשאר גבוה מסיווג ישן
- כל אישורי הניכוי מהלקוחות של השנה שעברה מתויקים במקום אחד
- הסכומים שנוכו מצטברים למה שמופיע באזור האישי
- אין דוח שלא הוגש או חוב פתוח שיעכב את ההנפקה האוטומטית לשנה הבאה
מה סלייט עושה עם זה
סלייט מציגה לצד כל תקבול את הפער בינו לבין סכום החשבונית, כך שניכוי במקור מזוהה ברגע שהוא קורה ולא בסוף השנה. הסכומים שנוכו נאספים לאורך השנה ויוצאים יחד עם שאר החומר לרואה החשבון בזמן הדוח.
המידע כאן כללי ואינו מהווה ייעוץ מס. במקרה ספציפי כדאי להתייעץ עם רואה חשבון או יועץ מס.
שאלות שחוזרות
מה זה ניכוי מס במקור?
המשלם מנכה חלק מהתשלום ומעביר אותו ישירות לרשות המסים על חשבון המס שלכם, במקום להעביר לכם את מלוא הסכום. הכסף לא אבד, הוא נזקף לזכותכם בדוח השנתי.
כמה מנכים כשאין אישור?
בתשלום בעד שירותים או נכסים השיעור שנקבע בתקנות הוא 30 אחוז, והוא חל כברירת מחדל על מי שאין לו אישור בתוקף. אישור מקטין את השיעור, ולרוב העסקים הוא קובע ניכוי אפס.
האם עוסק פטור צריך אישור ניכוי מס במקור?
כן. האישור שייך לעולם של מס הכנסה ולא של מע״מ, ולכן הוא נדרש מכל בעל תיק, גם מעוסק פטור שאינו גובה מע״מ כלל.
איפה מוציאים את האישור?
במערכת האישורים של רשות המסים, לפי מספר תיק. אפשר להדפיס אותו גם בלי להתחבר לאזור האישי, וכך גם הלקוח בודק אתכם לפני שהוא משלם.
האישור מגיע אוטומטית או צריך לבקש?
לעסק שמגיש דוחות בזמן ואין לו חובות פתוחים האישור מונפק אוטומטית לשנה הבאה. בקשה פרטנית נדרשת כשהאישור לא הונפק או כשהשיעור שנקבע גבוה מדי, בטופס 2542.
מה ההבדל בין אישור ניהול ספרים לאישור ניכוי מס במקור?
אישור ניהול ספרים מעיד שהספרים מתנהלים כשורה ולא נפסלו. אישור ניכוי מס במקור קובע כמה מנכים מכם. שניהם מגיעים מאותה מערכת ובאותו מסמך, ולכן נהוג לבקש אותם יחד.
מתי מקבלים בחזרה את מה שנוכה?
בהתחשבנות השנתית. המס שנוכה נזקף מול החבות שחושבה בדוח, ואם נוכה יותר מדי ההפרש מוחזר. עד אז הכסף יושב אצל רשות המסים ולא בתזרים שלכם.