חשבונית ירוקה - מה זה בעצם ומה החוק דורש
"חשבונית ירוקה" הוא ביטוי שנולד מהמעבר מנייר למייל, ואין לו מעמד משפטי. אין סוג מסמך כזה, אין הגדרה כזאת בחוק, ואין סטטוס שמבקשים לקבל. מה שיש הוא חשבונית מס, חשבונית עסקה או קבלה, שמופקת ממערכת ונשלחת בדוא״ל במקום להידפס.
המונח משמש גם כשם מסחרי של אחת מתוכנות החשבוניות בישראל, ולכן חיפוש בשם הזה מחזיר תערובת של תוצאות מותג ושל אנשים שמנסים להבין מה החוק דורש מהם. הדף הזה עונה על החלק השני. מי שהגיע לכאן בשביל המותג עצמו, המחירים והמסלולים נמצאים בהשוואה בין מורנינג לסלייט.
איך החוק קורא לזה
השם הרשמי הוא מסמך ממוחשב, והוא מופיע בהוראות ניהול פנקסי חשבונות. ההגדרה לא מתייחסת לצבע ולא לסביבה, אלא לשאלה טכנית אחת: המסמך נוצר ונשמר במערכת ממוחשבת, ולא נכתב בפנקס ידני.
מרגע שמסמך הוא ממוחשב, נגררות אחריו ארבע דרישות שאין להן קשר לערוץ שבו הוא נשלח.
- חתימה דיגיטלית שננעלת ברגע ההנפקה
- מספור רץ ורציף, נפרד לכל סוג מסמך
- שמירה לשבע שנים בצורה שניתן להציג
- יכולת ייצוא של קובץ במבנה אחיד
הפירוט של כל אחת מהן נמצא במדריך החתימה הדיגיטלית, בכללי שמירת המסמכים ובמדריך המבנה האחיד.
שני דברים שצריך לעשות לפני החשבונית הראשונה במייל
כאן נופלים כמעט כולם, כי שני התנאים האלה נשמעים כמו פורמליות ואינם.
הודעה לפקיד השומה. מי שמתחיל לשלוח מסמכים ממוחשבים נדרש להודיע על כך לפקיד השומה בדואר רשום, לפני שליחת המסמך הממוחשב הראשון. זו הודעה חד פעמית, לא בקשה שממתינים לאישור עליה.
הסכמת הלקוח. מסמך ממוחשב נשלח רק למי שנתן על כך הסכמה, בכתב או בדרך ממוחשבת, לפני שקיבל מכם מסמך ממוחשב ראשון. ההסכמה תקפה כל עוד הלקוח לא חזר בו, ואת ההסכמה או את ביטולה שומרים כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות, בדיוק כמו כל מסמך אחר.
בפועל ההסכמה נאספת בשלב פתיחת הלקוח: תיבת סימון בטופס הזמנה, שורה בהסכם ההתקשרות, או אישור בדוא״ל שנשמר. מה שחשוב הוא שיהיה אפשר להציג אותה, ולא רק לזכור שהיא ניתנה.
מה זה לא משנה
השאלה שחוזרת הכי הרבה היא אם חשבונית שנשלחה במייל שווה פחות מאותה חשבונית מודפסת. לא. ערוץ המסירה אינו משנה דבר במעמד המסמך, וגם לא בזכות של הלקוח לנכות מס תשומות.
מה שקובע הוא תוכן המסמך והתקינות שלו: שדות החובה, רצף המספור, החתימה, ובחשבונית מס מעל הסף גם מספר הקצאה. חשבונית מודפסת שחסר בה שדה חובה פסולה בדיוק כמו חשבונית דיגיטלית שחסר בה אותו שדה.
- מספור מודפס מראש, נשמר ידנית
- ספחים פיזיים לשבע שנים
- אין דרך לבקש מספר הקצאה
- קליטה חוזרת לצורך הדוחות
- מספור מנוהל במערכת ונעול
- חתימה דיגיטלית ברגע ההנפקה
- מספר הקצאה אוטומטי מול רשות המסים
- ייצוא מבנה אחיד בלחיצה
עותק מודפס ולקוח שמבקש נייר
לקוח שמעדיף נייר מקבל הדפסה של אותו מסמך, והיא העתק. הבחנה בין מקור להעתק היא חלק מהתקינות של המסמך, והיא מה שמונע ספירה כפולה בספרים של הלקוח.
עסק שעדיין עובד עם פנקס ידני אינו עובר על החוק, אבל שני דברים חוסמים אותו היום. הראשון הוא מספר ההקצאה, שאי אפשר לבקש מפנקס נייר, ולכן חשבונית מעל הסף פשוט לא ניתנת להנפקה שם. השני הוא קובץ המבנה האחיד, שרואה החשבון מבקש ושספחים אינם מייצרים.
המילה "ירוקה" והחיסכון האמיתי
הזווית הסביבתית קיימת, אבל היא לא הסיבה שעסקים עוברים. מה שמשתנה בפועל הוא זמן: מסמך שמונפק, נחתם, נשלח ונרשם בספרים באותה פעולה, במקום שלוש פעולות נפרדות שמסתיימות בקלסר. אצל עסק שמנפיק עשרות מסמכים בחודש זה ההבדל בין שעה לשבוע בסוף התקופה, וזה גם מה שמייצר את דוח המע״מ בלי לאסוף אותו מחדש.
מי שמנפיק היום מקובץ אקסל או מתבנית וורד נמצא בעמדה הגרועה משתיהן: אין לו את הנוחות של הנייר ואין לו את התקינות של המערכת.
איך זה עובד בסלייט
כל מסמך שמונפק בסלייט הוא מסמך ממוחשב לכל דבר: נחתם דיגיטלית ברגע ההנפקה, נשמר כצילום מצב קבוע, ומקבל מספר מתוך רצף שמנוהל בשרת. השליחה בדוא״ל היא חלק מההנפקה ולא פעולה נפרדת, וההסכמה של הלקוח נשמרת בכרטיס שלו. אפשר להנפיק מסמך ראשון בחינם ולראות איך הוא נראה אצל הלקוח לפני שנרשמים.
המידע כאן כללי ואינו מהווה ייעוץ מס. במקרה ספציפי כדאי להתייעץ עם רואה חשבון או יועץ מס.
שאלות שחוזרות
מה זה חשבונית ירוקה?
כינוי יומיומי לחשבונית שמופקת ממערכת ונשלחת בדוא״ל במקום להיות מודפסת ונמסרת ביד. זה אינו סוג מסמך בפני עצמו ואינו מונח בחוק, והמסמך נשאר חשבונית מס, חשבונית עסקה או קבלה לפי מה שהוא.
איך החוק קורא לחשבונית דיגיטלית?
מסמך ממוחשב. זה המונח שמופיע בהוראות ניהול פנקסי חשבונות, והדרישות שנלוות אליו הן חתימה דיגיטלית, מספור רץ, שמירה לשבע שנים ויכולת ייצוא במבנה אחיד.
מותר לשלוח חשבונית במייל?
כן, בשני תנאים מקדימים. יש להודיע לפקיד השומה בדואר רשום לפני שליחת המסמך הממוחשב הראשון, ולקבל מהלקוח הסכמה בכתב או בדרך ממוחשבת לפני שהוא מקבל את המסמך הממוחשב הראשון ממכם.
לקוח יכול לחזור בו מההסכמה לקבל מסמכים במייל?
כן. ההסכמה תקפה כל עוד לא בוטלה, ואת ההסכמה או את ביטולה יש לשמור כחלק בלתי נפרד ממערכת החשבונות.
האם חשבונית ירוקה שווה פחות מחשבונית מודפסת?
לא. ערוץ המסירה אינו משנה את מעמד המסמך. מה שקובע הוא שדות החובה, החתימה הדיגיטלית ורצף המספור, ובחשבונית מס מעל הסף גם מספר הקצאה.
צריך גם לשלוח עותק מודפס?
לא, כשהתנאים למסמך ממוחשב התקיימו. לקוח שמבקש עותק מודפס מקבל אותו כהעתק, והוא צריך להיות מסומן ככזה כדי שלא ייספר פעמיים.