הפקת חשבונית, שלב אחר שלב
הפקת חשבונית היא פעולה של דקה, אבל היא נשענת על כמה החלטות שנקבעות לפניה: איזה מסמך זה, מה חייב להופיע בו, ומה קורה אליו אחרי שהוא יצא. הסדר כאן הוא הסדר שבו זה קורה בפועל.
- 001
קובעים איזה מסמך זה
עוסק מורשה מנפיק חשבונית מס על העסקה וקבלה על התשלום, ועוסק פטור מנפיק חשבונית עסקה וקבלה. הכותרת אינה עניין של ניסוח: היא קובעת איך המסמך נקרא בספרים של שני הצדדים.
- 002
ממלאים את שדות החובה
שם ומספר העוסק, פרטי הלקוח, תאריך, פירוט מה נמכר, והסכום. אצל עוסק מורשה גם שיעור המע״מ וסכומו בשורה נפרדת. חסר שדה חובה, המסמך פגום גם אם הסכום נכון.
- 003
בודקים את המע״מ
שיעור המע״מ היום הוא 18%, והוא מוצג בנפרד מהסכום שלפניו. לקוח בחו״ל עשוי להיכנס לשיעור אפס, וזה תלוי בסוג העסקה ולא בכתובת של הלקוח.
- 004
מבקשים מספר הקצאה מעל הסף
חשבונית מס מעל 5,000 ₪ לפני מע״מ מחייבת מספר הקצאה מרשות המסים. בלעדיו הלקוח אינו רשאי לנכות את המע״מ, וזה מה שהופך את השדה הזה לוויכוח מסחרי.
- 005
מנפיקים, וזה סוגר את המסמך
ברגע ההנפקה המסמך נחתם דיגיטלית ומקבל מספר מתוך הרצף של אותו סוג מסמך. מכאן הוא לא נערך ולא נמחק, ותיקון נעשה בחשבונית זיכוי.
- 006
שולחים, ושומרים שבע שנים
שליחה בדוא״ל דורשת הסכמה מוקדמת של הלקוח והודעה לפקיד השומה לפני המסמך הממוחשב הראשון. השמירה היא שבע שנים, במצב שמאפשר להציג את המסמך.
מתי מפיקים, ולא רק איך
אצל רוב נותני השירותים בישראל מועד החיוב במע״מ קם עם קבלת התמורה, ולא עם סיום העבודה, וסעיף 46 לחוק מע״מ נותן 14 יום מאותו מועד להוציא את החשבונית. במכירת טובין המועד הוא יום המסירה. הפירוט, כולל החריגים, נמצא במדריך חשבונית עוסק מורשה.
מי שרוצה לדרוש תשלום לפני שהמועד הזה קם שולחחשבונית עסקה, שאינה יוצרת חבות מע״מ ואינה מזכה את הלקוח בניכוי.
למה תבנית וורד או אקסל לא מספיקה
אפשר לעצב קובץ שנראה בדיוק כמו חשבונית מס. מה שאי אפשר לעשות בו הוא לנעול מספור, לחתום דיגיטלית, ולמנוע עריכה אחרי ההנפקה. שלושת אלה הם מה שהופך מסמך למסמך, והם מפורטים במדריך חשבונית באקסל ובמדריך החתימה הדיגיטלית.
הפקה בסלייט
בוחרים לקוח, מוסיפים שורות, ומנפיקים. סוג המסמך נגזר מסטטוס העוסק שהוגדר, שדות החובה כבר במקום, המע״מ מחושב לפי השיעור בתוקף, ומספר הקצאה נדרש ברקע כשהחשבונית מעל הסף. המסמך נחתם ונשמר כצילום מצב קבוע, ואפשר לשלוח אותו מאותו מסך. אתהמסמך הראשון אפשר להפיק בחינם.