חשבונית דיגיטלית, ומה בעצם משתנה
המעבר מפנקס או מקובץ וורד למערכת אינו רק שינוי של אמצעי. הוא מזיז את האחריות על המספור, על התקינות ועל השמירה מהאדם למערכת, ומשנה את מה שנדרש מכם לפני שהמסמך הראשון יוצא.
-
001
ההפקה סוגרת את המסמך
בנייר אפשר היה לקרוע דף ולכתוב מחדש. במסמך ממוחשב ההפקה חותמת את התוכן דיגיטלית, והמסמך נעול מאותו רגע. תיקון נעשה במסמך מבטל, לא בעריכה.
-
002
המספור מפסיק להיות באחריותכם
הרצף מנוהל במערכת, נפרד לכל סוג מסמך. המספר הבא נקבע בשרת ברגע ההפקה, במקום להיזכר ידנית בין שני פנקסים.
-
003
השליחה היא חלק מההפקה
המסמך יוצא ללקוח באותה פעולה שיצרה אותו, בלי סריקה ובלי דואר. מה שנדרש לפני כן הוא הסכמת הלקוח לקבל מסמכים ממוחשבים, והודעה לפקיד השומה לפני הראשון.
-
004
הדיווח נגזר מהמסמכים
דוח המע״מ התקופתי מחושב מאותם מסמכים והוצאות שנרשמו, ולא מגיליון שמישהו מקליד בסוף התקופה. אותו מקור נתונים מייצר גם את קובץ המבנה האחיד.
-
005
הלקוח יכול לאמת בעצמו
מסמך חתום כולל בדרך כלל קוד QR או קישור אימות, והצד שקיבל אותו יכול לבדוק בשניות שהוא זהה למה שהופק. בנייר לא הייתה דרך לעשות את זה בכלל.
-
006
הארכיון מפסיק להיות קלסר
חובת השמירה נשארת שבע שנים, אבל היא מתקיימת במערכת ולא במחסן. מה שכן צריך לוודא הוא שאפשר לייצא את הכול, גם ביום שתעברו למערכת אחרת.
PDF סרוק אינו חשבונית דיגיטלית
קובץ שנוצר מוורד או מאקסל, או סריקה של מסמך מודפס, ניתן לעריכה בלי להשאיר עקבות. החוק מדבר על מסמך ממוחשב, ודורש ממנו חתימה דיגיטלית שנקשרת לתוכן המדויק ברגע ההפקה. זה ההבדל בין מסמך שנראה נכון לבין מסמך שאפשר להוכיח שלא שונה.
מה נדרש לפני החשבונית הראשונה במייל
שני דברים שנשמעים כמו פורמליות ואינם: הודעה לפקיד השומה בדואר רשום לפני שליחת המסמך הממוחשב הראשון, והסכמה של הלקוח, בכתב או בדרך ממוחשבת, לפני שהוא מקבל מכם מסמך ממוחשב ראשון. את ההסכמה שומרים כחלק ממערכת החשבונות.
מה קורה לארכיון הישן
מסמכים שהופקו בפנקס או במערכת קודמת נשארים תקפים ואינם מומרים. הם נשמרים כפי שהם עד תום שבע השנים, והמספור החדש מתחיל לצידם ולא ממשיך אותם. הסדר המדויק במעבר מפורט במדריך מעבר בין תוכנות, וכללי השמירה במדריך שמירת המסמכים.
חשבונית אונליין בסלייט
המסמך מופק בדפדפן, נחתם דיגיטלית ברגע ההפקה, מקבל מספר מתוך רצף שמנוהל בשרת, ונשלח ללקוח מאותו מסך. חשבונית מס על 5,000 ₪ ומעלה לפני מע״מ מקבלת מספר הקצאה ברקע, ואין מה להתקין באף מחשב. אפשר להפיק חשבונית דיגיטלית חינם וללא הגבלת מסמכים, ולראות איך היא מגיעה ללקוח, או לפתוח חשבונית חתומה לדוגמה ולבדוק את כרטיס החתימה.