קבלה דיגיטלית - מתי מנפיקים ומה חייב להופיע

קבלה מתעדת אירוע אחד: כסף שנכנס. זה מה שמבדיל אותה מהחשבונית, שמתעדת את העסקה עצמה, וזה גם מה שקובע את כל השדות שלה. קבלה דיגיטלית היא אותה קבלה, מופקת ממערכת ונשלחת בדוא״ל במקום להיקרע מפנקס.

מתי מנפיקים

בכל פעם שמתקבל תשלום, ובתאריך שבו הוא התקבל בפועל. לא בתאריך העסקה, לא בתאריך החשבונית, ולא בסוף החודש כדי "לסגור".

התאריך הזה אינו פורמליות. אצל רוב נותני השירותים בישראל מועד החיוב במע״מ נקבע לפי קבלת התמורה, כך שיום קבלת הכסף הוא גם מה שמזיז את החשבונית ואת הדיווח. קבלה שתוארכה אחורה או קדימה מזיזה איתה את התקופה שאליה שייכת ההכנסה.

כשהתשלום מתקבל במעמד העסקה נהוג להנפיק חשבונית מס קבלה אחת במקום שני מסמכים נפרדים.

אמצעי התשלום הוא השדה שנופלים עליו

קבלה בלי פירוט אופן התשלום אינה קבלה תקינה, וזה השדה שהכי נשכח.

תשלום בכרטיס אשראי מוסיף שאלה משלו, כי הסכום שנכנס לבנק קטן מהסכום שהלקוח חויב. הטיפול בזה מפורט במדריך סליקת אשראי.

הסיבה לדרישה מעשית לגמרי: הקבלה היא מה שמאפשר להתאים בין הרישום בספרים לבין התנועה בחשבון הבנק. שורה שכתוב בה רק "התקבל תשלום" משאירה את ההתאמה הזאת לניחוש, ובביקורת היא נראית בדיוק כמו מה שהיא, רישום בלי אסמכתה.

שאר שדות החובה

הכותרת "קבלה". שם העוסק ומספר העוסק שלו. פרטי המשלם. מספר סידורי מתוך רצף הקבלות, שהוא רצף נפרד מזה של החשבוניות. תאריך קבלת התשלום. הסכום שהתקבל. והפניה למסמך שבגינו שולם, כשקיים.

הרשימה המלאה לכל סוגי המסמכים נמצאת במדריך תבניות המסמכים.

מה הופך אותה לדיגיטלית

קבלה שמופקת ממערכת היא מסמך ממוחשב, וממנו נגזרות דרישות שאין לפנקס נייר: חתימה דיגיטלית שננעלת ברגע ההנפקה, מספור שמנוהל במערכת ולא ביד, ושמירה לשבע שנים בצורה שניתן להציג.

השליחה בדוא״ל מוסיפה שני תנאים מקדימים שרבים מדלגים עליהם: הודעה לפקיד השומה בדואר רשום לפני המסמך הממוחשב הראשון שנשלח, והסכמה של הלקוח, בכתב או בדרך ממוחשבת, לפני שהוא מקבל מכם מסמך ממוחשב ראשון. הפירוט נמצא במדריך החשבונית הירוקה.

נקודה שנשכחת: החתימה צריכה לחול על כל סוגי המסמכים. מערכת שחותמת חשבוניות מס ומייצרת קבלות כ-PDF רגיל משאירה חצי מהמסמכים הפיסקליים בלי הגנה.

תשלום חלקי, ותשלום שנפרס

חשבונית אחת יכולה להיפרע בכמה תשלומים, וכל תשלום מקבל קבלה משלו: בתאריך שבו הגיע, על הסכום שהגיע, עם אמצעי התשלום שלו. כל הקבלות מפנות לאותה חשבונית, וכך רואים כמה מתוכה נפרע וכמה נשאר פתוח.

הכיוון ההפוך קיים גם הוא: תשלום אחד שסוגר כמה חשבוניות. הקבלה מפרטת אילו מסמכים נסגרו ובאיזה סכום כל אחד.

ניכוי מס במקור

לקוח שמנכה מס במקור מעביר פחות כסף ממה שהוא חייב, וההפרש עדיין נזקף לזכות התשלום. הקבלה רושמת את הסכום ברוטו, מציינת את הסכום שנוכה, ומראה את הנטו שהתקבל בפועל.

אישור הניכוי שהלקוח מנפיק נשמר בנפרד. הוא מה שמקוזז מול חבות המס בדוח השנתי, ובלעדיו הכסף שנוכה פשוט לא נספר.

תיקון וביטול

קבלה שהונפקה אינה נערכת ואינה נמחקת. כשנפלה טעות, מנפיקים מסמך שמבטל אותה ואז קבלה חדשה ונכונה.

כאן חשוב לא להתבלבל: חשבונית מס זיכוי מבטלת חשבונית, כלומר עסקה. ביטול תשלום שלא התקבל, המחאה שחזרה או העברה שבוטלה הם אירוע אחר, והם מטופלים בביטול הקבלה עצמה.

איך זה עובד בסלייט

קבלה בסלייט מונפקת עם אמצעי תשלום מובנה לכל סוג, נחתמת דיגיטלית ברגע ההנפקה ומקבלת מספר מרצף הקבלות, נפרד מרצף החשבוניות. תשלום חלקי סוגר את החלק שלו בחשבונית ומשאיר את היתרה פתוחה, וכשהתשלום מגיע במעמד העסקה אפשר להנפיק חשבונית מס קבלה במקום שני מסמכים. אפשר להנפיק מסמך ראשון בחינם ולראות איך הוא נראה.

המידע כאן כללי ואינו מהווה ייעוץ מס. במקרה ספציפי כדאי להתייעץ עם רואה חשבון או יועץ מס.

שאלות שחוזרות

מתי מנפיקים קבלה?

בכל פעם שמתקבל כסף, ובתאריך שבו הוא התקבל בפועל. הקבלה מתעדת את התשלום, בשונה מהחשבונית שמתעדת את העסקה.

מה חייב להופיע על קבלה?

הכותרת קבלה, שם העוסק ומספרו, פרטי המשלם, מספר סידורי מתוך רצף הקבלות, תאריך קבלת התשלום, הסכום שהתקבל, ואמצעי התשלום על פרטיו המזהים.

קבלה דיגיטלית נחשבת שונה מקבלה מודפסת?

לא במעמד. קבלה שמופקת ממערכת היא מסמך ממוחשב, ולכן היא חייבת חתימה דיגיטלית ומספור נעול, ושליחתה בדוא״ל מותנית בהסכמת המקבל ובהודעה מוקדמת לפקיד השומה.

מה עושים כשהתשלום מגיע בחלקים?

מנפיקים קבלה נפרדת לכל תשלום, בתאריך שבו הוא התקבל ועל הסכום שהתקבל. כל הקבלות מפנות לאותה חשבונית.

איך מתקנים קבלה שהונפקה בטעות?

לא בעריכה ולא במחיקה. מנפיקים מסמך שמבטל את הקבלה השגויה, ואז קבלה חדשה ונכונה. חשבונית זיכוי מבטלת חשבונית, לא קבלה.

לקוח ניכה מס במקור, מה רושמים בקבלה?

את הסכום ברוטו שנזקף לזכות התשלום, עם פירוט הסכום שנוכה במקור והסכום נטו שהתקבל בפועל. אישור הניכוי מהלקוח נשמר, והוא מה שמקוזז מול מס ההכנסה בסוף השנה.

קבלה מזכה את הלקוח בניכוי מס תשומות?

לא. הניכוי נשען על חשבונית מס, והקבלה מעידה על התשלום בלבד.

שיתוף