תבניות וכלים

תבנית יפה אינה הופכת מסמך לתקין. מה שקובע הוא הפרטים שחייבים להופיע עליו: שם העסק ומספר העוסק, סוג המסמך, מספר רץ, תאריך, פרטי הלקוח, פירוט השורות, והמע״מ בנפרד כשהוא רלוונטי. אקסל ווורד מסתדרים עם הצד הוויזואלי ונשברים בצד השני, כי אין בהם מספור שננעל, אין חתימה דיגיטלית ואין ייצוא מבנה אחיד. המדריכים כאן מפרידים בין מה שאפשר להוריד ולמלא לבין מה שדורש מערכת, ומסבירים מה כדאי לבדוק לפני מעבר בין תוכנות הנפקה.

מעבר בין מערכות הוא המקום שבו תבניות הופכות לבעיה אמיתית. לפני שעוברים כדאי לבדוק שלושה דברים: שאפשר לייצא מהמערכת הישנה את המסמכים ולא רק להדפיס אותם, שההיסטוריה נשמרת ולא נמחקת עם סגירת המנוי, ושהמספור במערכת החדשה ממשיך בלי לחזור לאחור. מסמך באנגלית או במטבע חוץ מוסיף שכבה: הסכום השקלי ושער החליפין צריכים להישמר יחד עם המסמך לצורך הדיווח.