מסמך הזמנה - מתי הוא נחוץ ומה כותבים בו
הזמנה היא המסמך שאף אחד לא מלמד אתכם להוציא, ואז לקוח גדול מסרב לשלם בלעדיו. היא אינה מסמך פיסקלי, אין לה מעמד בחוק מס ערך מוסף, והיא אינה משפיעה על שקל אחד בספרים. מה שהיא עושה הוא לקבע בכתב מה סוכם, ברגע שסוכם.
מה היא באה לפתור
הצעת מחיר כתובה בלשון של הצעה. אחרי שהלקוח מאשר, המסמך היחיד שקיים הוא עדיין מסמך שכתוב בו "מוצע", ואם האספקה מגיעה חודשיים אחר כך, אין לאף צד מסמך שאומר "הוזמן". ההזמנה סוגרת את הפער הזה.
היא נחוצה במיוחד בשלושה מצבים: כשיש פער זמן בין האישור לאספקה, כשהעבודה מסופקת בכמה חלקים ואפשר לאבד את החשבון, וכשהלקוח הוא ארגון שעובד מול מספרי הזמנה.
- הפריטים והכמויות, כפי שאושרו
- המחיר ליחידה והסכום, ואם הוא כולל מע״מ
- מועד או לוח זמנים לאספקה
- הפניה למספר הצעת המחיר שממנה נוצרה
- מספר הזמנת הרכש של הלקוח, אם יש כזה
- כתובת האספקה, כשמדובר בסחורה
הזמנת רכש של הלקוח היא לא ההזמנה שלכם
זו נקודה שמבלבלת. גופים גדולים, רשויות מקומיות וחברות ציבוריות מנהלים תקציב דרך הזמנות רכש. הרוכש מוציא מסמך עם מספר, והמערכת שלו לא תשחרר תשלום לחשבונית שלא נושאת את המספר הזה. זה מסמך שלהם, שנוצר אצלם, ומגיע אליכם.
מה שנדרש מכם הוא לשמור את המספר ולהדפיס אותו על המסמכים שיוצאים אליהם, גם על ההזמנה שלכם וגם על החשבונית. חשבונית בלי מספר הזמנה אצל לקוח כזה חוזרת, וההמתנה מתחילה מחדש.
למה היא לא נכנסת לספרים
הזמנה אינה יוצרת חבות מס ואינה מזכה איש בניכוי. היא אינה נספרת במחזור, אינה מדווחת בדוח התקופתי, ואינה נכנסת לקובץ המבנה האחיד. בדיוק מהסיבה הזו אפשר לתקן אותה, לבטל אותה או להוציא גרסה שנייה בלי חשבונית זיכוי ובלי הליך מיוחד.
הרצף שלה מנוהל בנפרד מרצף החשבוניות, כמו לכל סוג מסמך. הפירוט המלא נמצא במדריך מספור המסמכים.
הרצף המלא, מהצעה עד קבלה
- הצעת מחירמציעה תנאים, נושאת תוקף, ואפשר לדחות אותה בלי שקרה כלום
- הזמנהמקבעת את מה שאושר. אין לה תוקף שפג, כי אין מה לפוג
- תעודת משלוחמלווה סחורה שיוצאת, בלי מחירים. רלוונטית רק במכר טובין
- חשבונית מסכאן מתחיל הצד הפיסקלי: מע״מ, דיווח, ומספר הקצאה מעל הסף
- קבלהמתעדת את הכסף שנכנס בפועל, ובאיזה אמצעי
מי שמקבל תשלום במעמד העסקה מדלג על שני השלבים האחרונים ומנפיק חשבונית מס קבלה אחת.
איך זה עובד בסלייט
ההזמנה נוצרת מהצעת המחיר בלחיצה, והשורות עוברות איתה. מכאן אפשר להמיר אותה לחשבונית באותו אופן, כך שאף שורה לא מוקלדת פעמיים לאורך כל הרצף. אפשר לראות הזמנה לדוגמה ולבדוק מה בדיוק מודפס עליה.
שאלות שחוזרות
מה זו הזמנה בעסק?
מסמך שמקבע מה סוכם אחרי שהלקוח אישר: הפריטים, הכמויות, המחיר ומועד האספקה. אין לו מעמד לצורכי מע״מ והוא אינו נכנס לספרים.
מה ההבדל בין הזמנה להצעת מחיר?
הצעת מחיר מציעה ואפשר לדחות אותה. הזמנה מתעדת שההצעה כבר אושרה, ולכן היא נכתבת בלשון סגורה ובלי תאריך תפוגה.
הזמנה מחייבת מספר הקצאה?
לא. מספר הקצאה נדרש לחשבונית מס מעל הסף בלבד, כי הוא נועד לאמת מסמך שמאפשר ניכוי מס תשומות. הזמנה אינה מסמך כזה.
מה זו הזמנת רכש שהלקוח שולח?
מסמך של הלקוח, לא שלכם. גופים גדולים מנפיקים הזמנת רכש עם מספר, ומסרבים לשלם חשבונית שלא נושאת אותו. את המספר הזה כדאי לרשום בהזמנה שלכם ובחשבונית.
אפשר לוותר על הזמנה?
בעבודה חד־פעמית מול לקוח קטן, כן. ההזמנה שווה את הזמן כשיש פער בין האישור לאספקה, כשמדובר בכמה משלוחים, או כשהלקוח דורש מספר הזמנה כדי לשלם.
הזמנה מבטלת את הצעת המחיר?
לא, היא ממשיכה אותה. כדאי שההזמנה תפנה למספר ההצעה שממנה נוצרה, כדי שכל השרשרת תהיה ניתנת למעקב מההצעה ועד החשבונית.