"אין כזה דבר לנהל ספרים באקסל. אין כזה דבר. זה כמו לרשום על חול הים". כך ענתה תמר ברכה, מנהלת המחלקה לניהול ספרים ברשות המסים, לשאלה של יועץ מס בוובינר של הלשכה במאי 2025. השואל רצה לדעת אם לקוח שמנהל את הספרים שלו לבד באקסל צריך לעבור לתוכנה.
ההסבר שלה נשען על מושג אחד, קובץ קבוע. קבלה או חשבונית שמופקות במחשב צריכות לצאת מקובץ שאי אפשר לשנות אחרי ההפקה. קבלה שנכתבה בוורד לא עומדת בזה, גם אם הודפסה ונמסרה ללקוח, כי אפשר לפתוח את הקובץ אחר כך ולשנות את הסכום או את שם המקבל. גיליון אקסל יכול לשמש כרשימת עזר, למשל לסכום את המחזור. החשבוניות עצמן צריכות לצאת ממערכת אחרת.
"תוכנה רשומה" לא אומר שמישהו בדק אותה
תוכנה להפקת חשבוניות שנמכרת לאחרים חייבת להיות רשומה ברשות המסים. ברכה הבהירה מה הרישום הזה לא עושה: הרשות לא מעמידה מתכנתים שבודקים את איכות התוכנה. תוכנה רשומה יכולה לאפשר למחוק מסמך או לשנות אותו אחרי ההפקה, והרשות לא תדע על כך מראש.
כשהיא כן מגלה, בביקורת אצל עסק, היא פוסלת את התוכנה ומתריעה. בית התוכנה חייב למסור לרשות את רשימת הלקוחות שלו, והרשות מודיעה להם, ישירות או בהודעה כללית אם הם רבים. ברכה סיפרה שנמצאו תוכנות שהציעו, תמורת תשלום נוסף, למחוק מסמכים ו"לסדר" את ההכנסות בסוף החודש.
את החובה להשתמש בתוכנה רשומה שעומדת בכללים מטיל החוק על העסק עצמו. עם זאת, לדבריה, עסק שעבד בתום לב בתוכנה רשומה, לא עשה בה מניפולציות ולא יכול היה לדעת שהן אפשריות, לא ייפסלו לו הספרים. "המטרה שלי היא לא לפסול את הספרים", אמרה.
המינימרקט עם הפריט הכללי
באותו וובינר תיארה ברכה ועדת ערר בחיפה. מינימרקט גדל, עבר מקופה רושמת ישנה למחשב שמשמש כקופה, והמשיך להדפיס "פריט כללי" על כל מכירה. בביקורת התברר שאי אפשר לבדוק כלום, לא את המלאי ולא את המכירות. הספרים נפסלו. הוועדה הקלה רק בשנה הראשונה אחרי המעבר.
הכלל שהיא חזרה עליו: קופה רושמת ישנה, שאינה מחוברת לשום מחשב, כפופה לכללים מקלים משלה. מערכת שמפיקה חשבונית היא מחשב, וחלים עליה כללי המחשוב. ההקלה של פריט כללי לא חלה עליה.
מסמך שהגיע במייל
חשבונית ספק שהגיעה כקובץ דיגיטלי, המקור שלה הוא הקובץ. מי שמדפיס אותה ושומר בקלסר שומר העתק בלבד, ולפי ברכה זה לא מה שהחוק דורש. חובת השמירה היא של העסק עצמו, גם כשהחומר עבר לרואה החשבון או ליועץ המס. גם שליחה של חשבונית ללקוח במייל מותרת רק בהסכמתו.